Lilly, líder farmacéutico mundial con más de 42,000 empleados y operaciones en 22 sitios en nueve países, ha aprovechado las herramientas de gestión de auditoría e inspección de Benchmark Gensuite desde 2014. Durante la última década, estas herramientas han impactado profundamente su capacidad para agilizar procesos, mejorar la gestión de datos e impulsar la mejora continua en sus prácticas de salud y seguridad.
Antes de adoptar Benchmark Gensuite, Lilly se enfrentaba a importantes desafíos en la gestión de sus procesos de inspección. La empresa dependía en gran medida de métodos en papel, con grandes volúmenes de datos almacenados en su biblioteca de Buenas Prácticas de Manufactura (BPM).
Este enfoque manual no solo consumía una cantidad considerable de tiempo y recursos, sino que también limitaba su capacidad para analizar y actuar sobre los datos recopilados. La necesidad de una solución más eficiente y escalable se hizo evidente a medida que la empresa expandía sus operaciones y se enfrentaba a mayores exigencias regulatorias.
En 2014, Lilly comenzó a utilizar las herramientas de Gestión de Auditoría e Inspección de Benchmark Gensuite, una decisión que marcó un antes y un después en su enfoque de las inspecciones. La implementación fue metódica e implicó una planificación minuciosa, la capacitación y el desarrollo de los usuarios locales clave mediante un modelo de formación de capacitadores. Esto garantizó que los empleados de todos los niveles estuvieran capacitados para utilizar el nuevo sistema eficazmente.
Desde la adopción de Benchmark Gensuite hace diez años, Lilly ha completado más de 154,000 inspecciones hasta la fecha, con un aumento constante en el número de inspecciones cada año. Las funciones móviles de las herramientas han sido especialmente beneficiosas, permitiendo a los inspectores realizar auditorías in situ mediante dispositivos móviles, reduciendo significativamente la necesidad de introducir manualmente datos y de mantener registros en papel. "Las funciones móviles son excelentes, especialmente para nuestras inspecciones puntuales. Con las expansiones, hemos estado muy ocupados. Tenemos muchos proyectos en marcha con nuevos edificios, nuevas instalaciones y negocios que estamos lanzando, por lo que la posibilidad de que los empleados utilicen un teléfono móvil para realizar inspecciones en esos proyectos sobre el terreno es muy eficaz. Es como simular el mundo real", comentó Tracy.
Una de las ventajas más significativas del sistema Benchmark Gensuite es su capacidad para centralizar y analizar los datos de inspección. Anteriormente, la unidad de negocio de ingredientes farmacéuticos activos (API) de Lilly realizaba inspecciones diarias, que se almacenaban en una carpeta grande y se archivaban en la biblioteca de BPM. Sin embargo, tras digitalizar el proceso con Benchmark Gensuite, el equipo llegó a una conclusión sorprendente.
“Una vez que lo introdujimos en la aplicación Benchmark Gensuite, pudimos ver que habíamos pasado seis, ocho y diez meses sin encontrar nada”, dijo Traci Nicholson, Líder Sénior de Salud y Seguridad. “Nadie revisaba la biblioteca de BPM para revisar los hallazgos de 10 meses, pero puedo verlo aquí mismo en el panel de control”. Esta información les permitió reducir la frecuencia de las inspecciones de diarias a semanales y, finalmente, a mensuales, liberando así recursos para tareas más críticas.
Generamos y enviamos correos electrónicos semanales [con los resultados]. Ni siquiera tienen que solicitarlos. Siempre tienen esa información disponible, lo que les da tiempo para analizar los resultados. Si no tengo que presionar a la gente para que haga cosas, enviarlas por correo y recordarles que las hagan, tengo más tiempo para analizar los resultados. Esto libera a los líderes para realizar recorridos GEMBA e interactuar con la gente.
Inicialmente, el entusiasmo por las nuevas herramientas entre los empleados fue variable. Sin embargo, tras un programa piloto que incluyó a diversos grupos de usuarios, desde empleados con conocimientos tecnológicos hasta aquellos escépticos sobre las soluciones digitales, todos los participantes reconocieron el valor del nuevo sistema. Esto dio lugar a lo que Traci Nicholson describió como una "adopción contagiosa", donde empleados de diferentes unidades comenzaron a abogar por una aplicación más amplia de la herramienta. "Aprovechar a nuestros usuarios locales más experimentados nos ha ayudado a aumentar la visibilidad de nuestra actividad de inspección".
Cuando lo lanzamos por primera vez, hicimos una prueba piloto con un grupo pequeño de personas, una de las cuales era joven y con conocimientos de tecnología. Teníamos una persona que decía: "Me dijeron que estuviera aquí, solo dime qué tengo que hacer". Y un cascarrabias con un teléfono plegable dijo: "Esto no va a funcionar, nunca podré darle soporte". Y cuando terminamos la prueba piloto, todos volvieron y nos dijeron: "¡Esto es genial! ¿Les han dicho a fulano que podríamos usarlo para esta aplicación de aquí?". La gente se enganchó muchísimo.
La transición a Benchmark Gensuite también permitió a Lilly dejar atrás sus herramientas anteriores, altamente personalizadas y difíciles y costosas de mantener. Los flujos de trabajo de Benchmark Gensuite, basados en las mejores prácticas y probados en campo, garantizan que su solución evolucione continuamente para satisfacer sus necesidades. "Los usuarios estaban muy satisfechos de que tuviéramos una solución mucho más intuitiva que la aplicación anterior", añadió Tracy.
La asociación con Benchmark Gensuite ha permitido a Lilly no solo agilizar sus procesos de inspección, sino también adoptar un enfoque más estratégico y basado en datos para la gestión de la salud y la seguridad.
El éxito de esta implementación se evidencia en la reducción significativa de tareas manuales, la mejora de la precisión de las inspecciones y la capacidad de tomar decisiones informadas basadas en datos en tiempo real. Lilly también ha comenzado a utilizar Describe-It AI para ayudar al personal de primera línea a redactar descripciones más completas de los hallazgos de las inspecciones. A medida que Lilly continúa expandiéndose y evolucionando, las herramientas de Gestión de Auditoría e Inspección de Benchmark Gensuite siguen siendo un componente fundamental de su estrategia de excelencia operativa.
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