Lilly, ein weltweit führendes Pharmaunternehmen mit über 42,000 Mitarbeitern und Niederlassungen an 22 Standorten in neun Ländern, nutzt seit 2014 die Auditing- und Inspektionsmanagement-Tools von Benchmark Gensuite. Im letzten Jahrzehnt haben diese Tools die Fähigkeit des Unternehmens, Prozesse zu rationalisieren, das Datenmanagement zu verbessern und die Gesundheits- und Sicherheitspraktiken kontinuierlich zu optimieren, erheblich verbessert.
Vor der Einführung von Benchmark Gensuite stand Lilly vor erheblichen Herausforderungen bei der Verwaltung seiner Inspektionsprozesse. Das Unternehmen basierte stark auf papierbasierten Methoden und speicherte umfangreiche Daten in seiner GMP-Bibliothek (Good Manufacturing Practices).
Dieser manuelle Ansatz kostete nicht nur viel Zeit und Ressourcen, sondern schränkte auch die Analyse- und Handlungsmöglichkeiten der gesammelten Daten ein. Der Bedarf an einer effizienteren, skalierbaren Lösung wurde deutlich, als das Unternehmen seine Geschäftstätigkeit ausweitete und mit steigenden regulatorischen Anforderungen konfrontiert war.
2014 begann Lilly mit der Nutzung der Auditing- und Inspektionsmanagement-Tools von Benchmark Gensuite – eine Entscheidung, die einen Wendepunkt in ihrem Inspektionsansatz markierte. Die Implementierung erfolgte methodisch und umfasste sorgfältige Planung, Schulung und die Ausbildung lokaler Poweruser durch ein Train-the-Trainer-Modell. Dadurch wurde sichergestellt, dass Mitarbeiter aller Ebenen das neue System effektiv nutzen konnten.
Seit der Einführung von Benchmark Gensuite vor zehn Jahren hat Lilly bisher über 154,000 Inspektionen durchgeführt, wobei die Zahl der Inspektionen jedes Jahr stetig steigt. Besonders hilfreich sind die mobilen Funktionen der Tools, die es den Inspektoren ermöglichen, Audits vor Ort mit mobilen Geräten durchzuführen, wodurch der Bedarf an manueller Dateneingabe und Papierdokumenten deutlich reduziert wird. „Die mobilen Funktionen sind großartig, insbesondere für unsere Ad-hoc-Inspektionen. Durch die Erweiterungen waren wir sehr beschäftigt. Wir haben viele Projekte mit neuen Gebäuden, neuen Standorten und neuen Geschäftsgründungen am Laufen. Daher ist es für unsere Mitarbeiter sehr hilfreich, diese Projekte mit dem Handy vor Ort zu inspizieren. Es ist eine Simulation der realen Welt“, erklärte Tracy.
Einer der größten Vorteile des Benchmark Gensuite-Systems ist die Möglichkeit, Inspektionsdaten zu zentralisieren und zu analysieren. Zuvor führte Lillys Geschäftseinheit für pharmazeutische Wirkstoffe (API) tägliche Inspektionen durch, die anschließend in einem großen Ordner gespeichert und in der GMP-Bibliothek abgelegt wurden. Nach der Digitalisierung des Prozesses mit Benchmark Gensuite gelangte das Team jedoch zu einer überraschenden Erkenntnis.
„Nachdem wir die Ergebnisse in die Benchmark Gensuite-Anwendung integriert hatten, sahen wir, dass wir sechs, acht oder sogar zehn Monate lang keinen Befund gemacht hatten“, sagte Traci Nicholson, Senior Health & Safety Leader. „Niemand musste die GMP-Bibliothek aufrufen und sich die Befunde der letzten zehn Monate ansehen, aber ich kann sie direkt hier im Dashboard sehen.“ Diese Erkenntnisse ermöglichten es, die Inspektionshäufigkeit von täglich auf wöchentlich und schließlich auf monatlich zu reduzieren und so Ressourcen für wichtigere Aufgaben freizusetzen.
Wir erstellen wöchentlich E-Mails [mit Ergebnissen] und senden sie an die Mitarbeiter. Sie müssen nicht einmal danach fragen. Die Informationen stehen ihnen jederzeit zur Verfügung, sodass Zeit für die eigentliche Datenanalyse Ihrer Ergebnisse bleibt. Wenn ich die Mitarbeiter nicht mehr nerven, Dinge erledigen, Dinge verschicken und an Aufgaben erinnern muss, habe ich mehr Zeit, die Ergebnisse zu prüfen. Das gibt den Führungskräften mehr Zeit, an GEMBA-Walks teilzunehmen und mit den Mitarbeitern zu interagieren.
Anfangs war die Begeisterung der Mitarbeiter für die neuen Tools unterschiedlich groß. Nach einem Pilotprogramm mit unterschiedlichen Nutzergruppen – von technisch versierten Mitarbeitern bis hin zu Skeptikern digitaler Lösungen – erkannten jedoch alle Beteiligten den Wert des neuen Systems. Dies führte zu einer, wie Traci Nicholson es beschreibt, „ansteckenden Akzeptanz“, bei der Mitarbeiter verschiedener Einheiten begannen, sich für eine breitere Anwendung des Tools einzusetzen. „Die Einbindung unserer lokalen Poweruser hat uns geholfen, die Transparenz unserer Inspektionsaktivitäten zu erhöhen.“
Als wir das zum ersten Mal einführten, führten wir ein Pilotprojekt mit einer kleinen Gruppe von Leuten durch, darunter eine junge, technikaffine Person. Einer von ihnen meinte: „Ich sollte hier sein, sag mir einfach, was ich tun soll.“ Und ein anderer, ein Geizhals mit einem Klapphandy, meinte: „Das funktioniert nicht, ich werde das nie unterstützen können.“ Und als wir mit dem Pilotprojekt fertig waren, kamen alle zu uns zurück und meinten: „Das ist großartig! Habt ihr dem und dem gesagt, dass wir es für diese Anwendung hier verwenden können?“ Die Leute waren wirklich begeistert.“
Der Umstieg auf Benchmark Gensuite ermöglichte es Lilly zudem, sich von den bisherigen, stark individualisierten Tools zu verabschieden, deren Wartung aufwändig und teuer war. Die bewährten und praxiserprobten Workflows von Benchmark Gensuite stellen sicher, dass sich die Lösung kontinuierlich weiterentwickelt und den Anforderungen der Kunden entspricht. „Die Mitarbeiter waren sehr zufrieden, dass wir nun eine deutlich benutzerfreundlichere Lösung als unsere vorherige Anwendung haben“, fügte Tracy hinzu.
Durch die Partnerschaft mit Benchmark Gensuite konnte Lilly nicht nur seine Inspektionsprozesse optimieren, sondern auch einen strategischeren, datengesteuerten Ansatz für das Gesundheits- und Sicherheitsmanagement verfolgen.
Der Erfolg dieser Implementierung zeigt sich in der deutlichen Reduzierung manueller Aufgaben, der verbesserten Inspektionsgenauigkeit und der Möglichkeit, fundierte Entscheidungen auf Basis von Echtzeitdaten zu treffen. Lilly nutzt außerdem Describe-It AI, um die Mitarbeiter im Außendienst bei der Erstellung umfassenderer Beschreibungen von Inspektionsergebnissen zu unterstützen. Während Lilly weiter expandiert und sich weiterentwickelt, bleiben die Auditing- und Inspektionsmanagement-Tools von Benchmark Gensuite ein wichtiger Bestandteil ihrer Strategie zur operativen Exzellenz.
Richten Sie Ihr Site-Inspektionsprogramm ein
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