Lilly, leader farmaceutico globale con oltre 42,000 dipendenti e attività in 22 sedi in nove paesi, utilizza gli strumenti di gestione di audit e ispezioni di Benchmark Gensuite dal 2014. Nell'ultimo decennio, questi strumenti hanno avuto un impatto profondo sulla loro capacità di semplificare i processi, migliorare la gestione dei dati e promuovere il miglioramento continuo delle loro pratiche di salute e sicurezza.
Prima di adottare Benchmark Gensuite, Lilly affrontava sfide significative nella gestione dei processi di ispezione. L'azienda si affidava ampiamente a metodi cartacei, con ampi raccoglitori di dati archiviati nella libreria delle Buone Pratiche di Fabbricazione (GMP).
Questo approccio manuale non solo richiedeva molto tempo e risorse, ma limitava anche la capacità di analizzare e agire sui dati raccolti. La necessità di una soluzione più efficiente e scalabile divenne evidente con l'espansione delle attività dell'azienda e l'aumento dei requisiti normativi.
Nel 2014, Lilly ha iniziato a utilizzare gli strumenti di Auditing & Inspection Management di Benchmark Gensuite, una decisione che ha segnato una svolta nel loro approccio alle ispezioni. L'implementazione è stata metodica, prevedendo un'attenta pianificazione, formazione e sviluppo di esperti locali attraverso un modello di formazione dei formatori. Ciò ha garantito che i dipendenti a tutti i livelli fossero preparati a utilizzare il nuovo sistema in modo efficace.
Dall'adozione di Benchmark Gensuite dieci anni fa, Lilly ha completato oltre 154,000 ispezioni fino ad oggi, con un numero di ispezioni in costante aumento ogni anno. Le funzionalità mobile degli strumenti si sono rivelate particolarmente utili, consentendo agli ispettori di condurre audit in loco utilizzando dispositivi mobili, riducendo significativamente la necessità di inserimento manuale dei dati e di registrazioni cartacee. "Le funzionalità mobile sono eccezionali, soprattutto per le nostre ispezioni ad hoc. Con le espansioni, siamo stati molto, molto impegnati. Abbiamo molti progetti in corso con nuovi edifici, nuovi siti e nuove attività che stiamo lanciando, quindi la possibilità per i dipendenti di prendere un cellulare ed effettuare ispezioni su questi progetti sul campo è molto potente. È letteralmente come imitare il mondo reale", ha affermato Tracy.
Uno dei vantaggi più significativi del sistema Benchmark Gensuite è la sua capacità di centralizzare e analizzare i dati delle ispezioni. In precedenza, la business unit di Lilly dedicata ai principi attivi farmaceutici (API) effettuava ispezioni giornaliere, che venivano poi archiviate in un ampio raccoglitore e archiviate nella libreria GMP. Dopo aver digitalizzato il processo con Benchmark Gensuite, tuttavia, il team è giunto a una conclusione sorprendente.
"Una volta inserito nell'applicazione Benchmark Gensuite, abbiamo potuto constatare che erano passati sei, otto, dieci mesi senza alcun riscontro", ha affermato Traci Nicholson, Senior Health & Safety Leader. "Nessuno tornava all'archivio GMP per esaminare i riscontri degli ultimi 10 mesi, ma io posso vederli proprio qui nella dashboard". Questa analisi ha permesso loro di ridurre la frequenza delle ispezioni da giornaliera a settimanale e infine a mensile, liberando così risorse per attività più critiche.
"Generiamo e inviamo email settimanali [con i risultati] alle persone. Non devono nemmeno chiederlo. Hanno sempre queste informazioni a disposizione, il che libera tempo per analizzare i risultati. Se non devo assillare le persone per ottenere risultati, inviare per posta e ricordare loro di fare cose, e cose del genere, ho più tempo per analizzare i risultati. Questo libera i leader, permettendo loro di partecipare alle passeggiate GEMBA e di interagire con le persone."
Inizialmente, l'entusiasmo per i nuovi strumenti tra i dipendenti era eterogeneo. Tuttavia, dopo un programma pilota che ha coinvolto diversi gruppi di utenti, dai dipendenti esperti di tecnologia a quelli scettici nei confronti delle soluzioni digitali, tutti i partecipanti hanno riconosciuto il valore del nuovo sistema. Questo ha portato a quella che Traci Nicholson ha descritto come una "adozione contagiosa", in cui i dipendenti di diverse unità hanno iniziato a sostenere l'applicazione più ampia dello strumento. "Sfruttare i nostri utenti esperti locali ci ha aiutato ad aumentare la visibilità delle nostre attività di ispezione".
Quando abbiamo lanciato il progetto per la prima volta, abbiamo condotto un esperimento pilota con un piccolo gruppo di persone, tra cui un giovane esperto di tecnologia. C'era una persona che diceva: "Mi hanno detto di essere qui, dimmi solo cosa devo fare". E un brontolone con un telefono a conchiglia che diceva: "Non funzionerà, non sarò mai in grado di supportare questa cosa". E quando abbiamo terminato l'esperimento pilota, tutti sono tornati da noi e ci hanno detto: "Fantastico! Hai detto a Tizio che potremmo usarlo per questa applicazione qui?". La gente si è affezionata MOLTO."
Il passaggio a Benchmark Gensuite ha inoltre permesso a Lilly di abbandonare i precedenti strumenti fortemente personalizzati, difficili e costosi da gestire. I flussi di lavoro di Benchmark Gensuite, basati sulle best practice e testati sul campo, garantiscono una soluzione in continua evoluzione per soddisfare le esigenze aziendali. "I clienti erano molto soddisfatti del fatto che avessimo a disposizione qualcosa di molto più intuitivo rispetto all'applicazione precedente", ha aggiunto Tracy.
La partnership con Benchmark Gensuite ha consentito a Lilly non solo di semplificare i processi di ispezione, ma anche di adottare un approccio più strategico e basato sui dati alla gestione della salute e della sicurezza.
Il successo di questa implementazione è evidente nella significativa riduzione delle attività manuali, nella maggiore accuratezza delle ispezioni e nella capacità di prendere decisioni informate basate su dati in tempo reale. Lilly ha inoltre iniziato a utilizzare l'intelligenza artificiale Describe-It per aiutare il personale in prima linea a redigere descrizioni più complete dei risultati delle ispezioni. Con la continua espansione ed evoluzione di Lilly, gli strumenti di Auditing & Inspection Management di Benchmark Gensuite rimangono una componente fondamentale della sua strategia di eccellenza operativa.
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