En junio de 2023, la Oficina de Normas de la India publicó la Norma India: Sistema de Permisos de Trabajo — Código de Prácticas, que define flujos de trabajo críticos sobre cómo las organizaciones en la India pueden seguir un método sistemático para evaluar riesgos y autorizar la entrada y la actividad en los lugares de trabajo. El objetivo de este procedimiento certificado es garantizar el uso de un sistema de trabajo seguro, acompañado de una comprensión clara y una comunicación transparente entre todos los departamentos involucrados, para garantizar la seguridad y la salud en los lugares de trabajo.
La Norma llega en un momento en que la Organización Internacional del Trabajo (OIT) estima que alrededor de 2.3 millones de personas en todo el mundo fallecen cada año a causa de accidentes o enfermedades laborales. Es fundamental que las organizaciones y sus empleados adopten procedimientos de seguridad estandarizados y uniformes para prevenir estos accidentes laborales y mantener un entorno laboral seguro y saludable.
Al adoptar un Sistema de Permisos de Trabajo Seguro, las organizaciones de todo el mundo han podido exigir responsabilidades a sus empleados y garantizar que los lugares de trabajo sean seguros y saludables.
Procedimientos para permisos de trabajo seguros
Las organizaciones a menudo clasifican sus permisos de trabajo en trabajo en frío, trabajo en caliente, espacios confinados, excavación, permisos de trabajo eléctrico, trabajo en altura y permisos de radiografía según sus industrias y la naturaleza de sus operaciones.
Los siguientes procedimientos están involucrados en el proceso de Permiso de Trabajo Seguro en todas las industrias.
- Solicitud y Emisión de Permiso de Trabajo
- Cumplimiento de las condiciones pactadas en el permiso durante la ejecución de la obra
- Cierre del Permiso al Finalizar el Trabajo
Varias partes interesadas están involucradas en estos procedimientos de Permiso de Trabajo Seguro, incluido el emisor del permiso, que es responsable y controla todo el proceso del permiso de trabajo, el aceptante/ejecutor, que es responsable de ejecutar el trabajo, y otros como el encargado del área, el operador/técnico del área, el probador de gas, el técnico de mantenimiento/supervisor de contrato, etc.
El 'Permiso de Trabajo Seguro' es en sí mismo un documento impreso que surge de las condiciones acordadas por el Emisor y el Aceptante, incluidos los procedimientos a adoptar durante la ejecución del trabajo, los preparativos necesarios antes de realizar el trabajo y cualquier requisito especial como el Equipo de Protección Personal (EPP) necesario para los empleados.
Luego, el emisor, el aceptador y el departamento de seguridad conservan una copia impresa para garantizar que el permiso se muestre claramente cuando se realiza el trabajo real y, además, se conserve para fines de mantenimiento de registros.
Desafíos de la gestión manual de su sistema de permisos de trabajo seguro
La gestión manual de su programa de Permiso de Trabajo puede generar errores humanos, altos costos y recursos involucrados en la emisión del Permiso de Trabajo, el cumplimiento de las condiciones de trabajo acordadas por el Emisor y el Aceptante, la impresión y el mantenimiento de registros del Permiso de Trabajo Seguro y el cierre del permiso, ¡asegurándose de que todas las partes interesadas necesarias estén informadas y comprometidas!
La transformación digital de su programa de Permiso de Trabajo puede ayudar a superar estas limitaciones y aumentar la eficiencia del proceso en la gestión de su programa de Permiso de Trabajo Seguro.
Las ventajas de digitalizar sus programas de permisos de trabajo seguros
¡Vea a continuación cómo exploramos el poder de la transformación digital para acelerar sus sistemas de permiso de trabajo y garantizar que los lugares de trabajo sean seguros!
1. Agilizar los procesos de solicitud y aprobación de permisos
Los programas de permisos de trabajo requieren un uso intensivo de papeleo y obligan a los empleados a gestionar un laberinto de trámites durante los procesos de solicitud, aprobación y emisión de permisos. Este proceso suele generar retrasos y mayores riesgos laborales, obstáculos que la transformación digital puede simplificar al ofrecer los beneficios que conlleva.
- Mayor eficiencia y velocidad Digitalizar sus solicitudes y aprobaciones de permisos puede reducir significativamente el tiempo de trabajo. Con procesos manuales, el aceptante podía tardar días en preparar los documentos correctos, asegurarse de que el emisor los autorizara y distribuir los permisos impresos a las partes interesadas correspondientes. Con un software digital de Permisos de Trabajo, los empleados pueden enviar solicitudes de permisos desde sus teléfonos o tabletas, y los supervisores pueden revisarlas y aprobarlas de inmediato gracias a los procesos de aprobación digitalizados. Esto significa que las tareas pueden comenzar antes, sin retrasos.
- Precisión mejorada Los formularios digitales de solicitud de permiso ayudan a reducir los errores y omisiones comunes en los formularios escritos a mano. Gracias a que cuentan con campos obligatorios, opciones de autocompletado y menús desplegables, puede estar seguro de que se incluye toda la información de seguridad importante. Esto ayuda a reducir el riesgo de pasar por alto detalles importantes de seguridad.
- Transparencia mejoradaLas plataformas digitales facilitan la consulta del estado de las solicitudes de permisos, para que todos los involucrados estén al tanto de lo que ocurre. Esta transparencia ayuda a evitar malentendidos y trabajos no autorizados.
2. Mejorar la comunicación y la colaboración
Sabemos que existen múltiples partes interesadas en la emisión y el cierre de los Permisos de Trabajo Seguro. Esto significa que la comunicación y la colaboración eficientes son la base de un programa sólido de Permisos de Trabajo Seguro. El software digital de Permisos de Trabajo facilita la comunicación y colaboración de sus equipos, el intercambio de información y la retroalimentación sobre las solicitudes de permisos. Los emisores pueden usar el sistema para rastrear rápidamente el estado de las solicitudes y aprobarlas o rechazarlas. Con notificaciones por correo electrónico integradas, una solución digital de Permisos de Trabajo mantiene a su equipo al día, informado y seguro.
Esta mejora en la comunicación y la colaboración puede contribuir a garantizar que los permisos se expidan con precisión y eficiencia. También puede contribuir a identificar y mitigar posibles riesgos.
3. Mejorar la visibilidad y el control
El software digital de permisos de trabajo ofrece a las organizaciones mayor visibilidad y control sobre sus programas de permisos. Permite a las organizaciones realizar un seguimiento de todas las solicitudes, aprobaciones y finalizaciones de permisos. También permite generar informes sobre la actividad de permisos. Además, las partes interesadas podrán generar e imprimir rápidamente documentos de permisos específicos para cada sitio con campos personalizados y detalles clave del trabajo predefinida, incluyendo aquellos que cumplen con estándares como el Estándar Indio: Sistema de Permisos de Trabajo — Código de Práctica.
Esta mayor visibilidad y control puede ayudar a las organizaciones a identificar y abordar cualquier problema con su programa de permisos, desde el seguimiento de los permisos completados y las actividades relacionadas con ellos hasta la identificación de peligros, medidas de control y equipos relacionados. Esto les permite evitar que se inicien trabajos en lugares donde la seguridad esté comprometida hasta que se resuelvan dichos problemas. También tendrán acceso a los informes sobre el trabajo en curso y finalizado.
Transformación digital de su programa de permisos de trabajo seguros con Benchmark Gensuite
La adopción de un software de permiso de trabajo digital puede ayudarlo a supervisar sin problemas cualquier tipo de trabajo que requiera un permiso, incluidos espacios confinados, ingreso a azoteas, trabajos en caliente, trabajos en altura y más, y garantizar que se mantengan condiciones de trabajo seguras en todas las operaciones.
Con las soluciones intuitivas digitales de Permiso de Trabajo de Benchmark Gensuite que se pueden adaptar a sus necesidades, puede capacitar a su fuerza laboral para que sea más proactiva con un flujo de trabajo optimizado y transparente que aprovecha los procesos de aprobación y mantenimiento de registros digitalizados, paneles intuitivos, notificaciones por correo electrónico y la capacidad de iniciar solicitudes de permisos para revisión.
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