Consolidación Exitosa transformación digital de EHS No comienza únicamente con la configuración. Comienza con una comprensión clara de lo que la organización desea cambiar, quiénes deben participar, cómo debe fluir el trabajo y cómo las personas utilizarán el sistema en condiciones operativas reales.
Ese fue el enfoque de la Kit de herramientas básicas para la implementación de EHS y el intercambio de mejores prácticas Sesión en la Conferencia Europe IMPACT. La sesión exploró cómo los equipos de EHS pueden usar el Kit de herramientas de implementación y transformación digital para alinear la tecnología con la estrategia, los procesos, las personas, los informes y la IA desde el inicio de una implementación.
La discusión también incluyó las perspectivas de Herbert Eppinga, Consultor Gerente de Gestión de HSEQ en Bilfinger Los representantes de Ingeniería y Consultoría compartieron una perspectiva práctica sobre los esfuerzos de digitalización y la importancia de involucrar a las partes interesadas clave, incluido el departamento de TI, en el diálogo sobre la implementación desde el principio.
El mensaje clave fue claro: la tecnología facilita el cambio, pero no lo genera por sí sola. El verdadero valor reside en que las herramientas digitales se apoyan en una estrategia clara, bases sólidas, la alineación de las partes interesadas, una comunicación práctica y una adopción centrada en el usuario desde el principio.
Comience por diseñar el “por qué”.
Antes de lanzar una nueva aplicación EHS, ampliar un programa existente, introducir capacidades de IA o integrar sistemas, los equipos deben definir qué se pretende lograr con la implementación. El objetivo puede ser mejorar la notificación de incidentes, aumentar la visibilidad de los cuasi accidentes, simplificar seguimiento de accionesfortalecer la supervisión del cumplimiento, respaldar la elaboración de informes de sostenibilidad o brindar a los líderes un mejor acceso a los datos operativos. Ese "por qué" es importante porque moldea cada decisión posterior. Influye en qué partes interesadas deben participar, cómo deben diseñarse los flujos de trabajo, qué datos deben recopilarse, qué capacitación se requiere y qué informes deben estar disponibles desde el principio.
Sin esa claridad, la implementación puede convertirse en un ejercicio técnico. Los equipos pueden configurar formularios, paneles y flujos de trabajo, pero aun así tener dificultades para integrar el sistema en el trabajo diario. Cuando el propósito es claro, las decisiones tecnológicas se alinean más fácilmente con las prioridades del negocio y las necesidades de los usuarios.
El conjunto de herramientas presentado durante la sesión ayuda a los equipos a reflexionar sobre esta etapa inicial de forma estructurada. Anima a las organizaciones a preguntarse qué problema intentan resolver, qué valor esperan generar y qué cambios son necesarios para que la implementación sea exitosa.
Este enfoque se puede aplicar en diferentes etapas del proceso digital. Puede respaldar el lanzamiento de una nueva aplicación, la ampliación de la funcionalidad existente, la introducción de capacidades de IA, un proyecto de integración o el relanzamiento de un flujo de trabajo que requiere una mayor adopción.
Construye los cimientos antes de escalar el flujo de trabajo.
Una vez definido el propósito, el siguiente paso es sentar las bases. Esto incluye la gobernanza, la alineación de las partes interesadas, la estructura del sitio, los roles de los usuarios, las necesidades de acceso, el diseño del flujo de trabajo, la planificación de la comunicación y los requisitos de presentación de informes.
Herbert destacó una realidad importante en la implementación: si bien los equipos de EHS pueden iniciar un esfuerzo de transformación digital, el departamento de TI suele desempeñar un papel fundamental en la definición de las posibilidades. Involucrar a TI en el proceso desde el principio puede ayudar a los equipos a confirmar las políticas, los requisitos de acceso, las necesidades de integración y las limitaciones técnicas antes de que la implementación avance demasiado.
Esta alineación temprana es especialmente importante para las organizaciones que operan en múltiples ubicaciones, idiomas, unidades de negocio o grupos de contratistas. Un proceso que funciona bien para un público puede requerir adaptaciones para otro. Los empleados de primera línea, los supervisores, los gerentes de seguridad, salud y medio ambiente, los contratistas y los ejecutivos pueden necesitar diferentes puntos de acceso a la misma plataforma.
Una base sólida proporciona al programa la estructura suficiente para mantener la coherencia, al tiempo que permite la flexibilidad necesaria para diferentes entornos operativos.
Diseñar la experiencia del usuario en torno al trabajo real.
Uno de los puntos prácticos más importantes de la sesión fue que no todos los usuarios necesitan la misma experiencia.
Un trabajador de primera línea puede necesitar reportar una inquietud rápidamente. Un supervisor puede necesitar ver las acciones pendientes y la actividad del equipo. Un gerente de EHS puede necesitar tendencias, indicadores de cumplimiento y datos de desempeño del programa. Un ejecutivo puede necesitar un panel de control de alto nivel que muestre los KPI estratégicos y los resultados del negocio.
Esto quedó especialmente claro en el debate sobre la sección «Mi Inicio» de la plataforma. En lugar de tratar la página de inicio como una página de destino estándar para todos los usuarios, los equipos pueden considerarla una herramienta de adopción. Una página de inicio adecuada puede ayudar a los usuarios a encontrar lo que necesitan más rápido, completar tareas con mayor facilidad e interactuar con la plataforma de una manera que se ajuste a su rol.
Esto podría incluir vistas de página de inicio simplificadas, paneles anclados, enlaces rápidos, diseños basados en roles o puntos de acceso con soporte de IA a través de Genny AI. Para algunos usuarios, la mejor experiencia puede ser una interfaz sencilla que les permita reportar un problema o encontrar información rápidamente. Para otros, puede ser un panel más detallado con acciones, informes y análisis de rendimiento.
El objetivo no es mostrar todas las funciones posibles, sino ayudar a cada usuario a realizar la acción correcta con la menor dificultad posible.
Lanzamiento para la adopción, no solo para el acceso.
Dar acceso a un sistema a los usuarios no es lo mismo que fomentar su adopción. Los equipos de EHS deben considerar cómo aprenderán las personas el proceso, dónde accederán a él, qué lenguaje comprenderán y cómo se reforzará el cambio con el tiempo.
Esto es particularmente importante para adopción en primera línea y la participación de los contratistas. Si los usuarios no pueden encontrar el enlace correcto, comprender la redacción, acceder al sistema desde el terreno o ver qué sucede después de reportar un problema, la participación puede verse afectada.
En la sesión se analizaron herramientas prácticas que pueden facilitar la adopción, como plantillas de comunicación, carteles, materiales de capacitación, configuración de la página de inicio, códigos QR, acceso móvil, dispositivos compartidos, quioscos y formularios simplificados. Estos detalles pueden parecer operativos, pero a menudo determinan si un flujo de trabajo se integra en la rutina diaria.
El lenguaje también es importante. Herbert destacó la importancia de usar una terminología comprensible para el público, especialmente cuando hay contratistas o usuarios externos involucrados. Un término que resulta familiar para el equipo de la plataforma puede no ser obvio para alguien que trabaja sobre el terreno. Una redacción clara, puntos de acceso sencillos y una comunicación específica para cada rol pueden ayudar a reducir la confusión y mejorar la participación.
Piensa en los contratistas y usuarios externos desde el principio.
En muchos programas de seguridad, salud y medio ambiente (EHS), la implementación no se limita a los empleados. Los contratistas, proveedores y otros usuarios externos también pueden necesitar reportar incidentes, completar tareas, acceder a formularios o participar en los flujos de trabajo de seguridad.
Por ello, la planificación anticipada resulta fundamental. Los usuarios externos pueden necesitar rutas de acceso, permisos, comunicación e instrucciones más claras que los empleados internos. El debate sobre el acceso de los contratistas puso de relieve la importancia de definir cómo accederán los usuarios externos al sistema, qué información podrán consultar y cómo simplificar la generación de informes sin comprometer el control.
Esto no es solo una cuestión de TI. También es una cuestión de procesos y adopción. Si se espera que los contratistas informen sobre incidentes o realicen actividades relacionadas con la seguridad, necesitan un procedimiento que sea fácil de entender y práctico de usar. Además, necesitan una comunicación que refleje su función y evite la terminología interna que les resulte desconocida.
Planificar desde el principio para los usuarios externos ayuda a reducir las fricciones posteriores. Además, facilita una mejor recopilación de datos, una mayor rendición de cuentas y una participación más consistente en todo el ecosistema operativo.
Planifique la elaboración de informes y paneles de control desde el principio.
La generación de informes no debe considerarse un problema que deba resolverse después del lanzamiento. Si los equipos esperan hasta que ya se estén recopilando los datos, podrían descubrir que el sistema no ofrece la visibilidad que los responsables necesitan.
La sesión analizó cómo de los tableros Los informes pueden adaptarse a los diferentes usuarios y niveles de la organización. Los responsables de cada sede pueden necesitar información operativa sobre las acciones pendientes o los hallazgos recientes. Los equipos regionales pueden necesitar visibilidad entre sedes. Los ejecutivos pueden necesitar tendencias estratégicas e indicadores de rendimiento de alto nivel.
Esta planificación debe realizarse con anticipación. Los equipos deben preguntarse qué información debe ser visible, quién necesita verla, cómo se deben filtrar los paneles de control y si los informes deben conectarse con herramientas como Tableau, Power BI, sistemas de recursos humanos u otras plataformas empresariales.
El objetivo no es informar por informar, sino garantizar que la información recopilada a través de los flujos de trabajo de EHS (Medio Ambiente, Salud y Seguridad) sirva de base para mejores decisiones, una mayor rendición de cuentas y una comunicación más clara en toda la organización.
Utilice la IA como acelerador, no como atajo.
La IA se posicionó como una capa importante más para la implementación, pero no como un sustituto de bases sólidas. La IA puede contribuir a la adopción, la productividad, la calidad de los datos y la experiencia del usuario, pero funciona mejor cuando está conectada a procesos claros e información confiable.
En términos prácticos, la IA puede ayudar a los usuarios a formular preguntas, encontrar información, describir una inquietud, interpretar una imagen subida, resumir registros o mejorar la calidad de los datos enviados. Estas capacidades pueden reducir las dificultades y proporcionar a los usuarios un punto de partida más sólido.
La sesión también mostró cómo Interfaces habilitadas para IA Puede facilitar la navegación de la plataforma a distintos usuarios. Para los usuarios menos frecuentes, una página de inicio simplificada con soporte de IA puede ofrecer un acceso más directo a acciones o información comunes. Para los usuarios más activos, la IA puede mejorar la calidad y la velocidad del trabajo dentro de los flujos de trabajo existentes.
Sin embargo, la IA no elimina la necesidad de gobernanza, capacitación, revisión ni criterio humano. Por el contrario, debe considerarse como parte del diseño de la implementación. Los equipos deben preguntarse dónde la IA puede simplificar el flujo de trabajo, dónde puede mejorar la calidad de los datos y dónde los usuarios aún necesitan validar los resultados.
Cuando la IA se introduce con un propósito claro, pasa a formar parte del modelo operativo en lugar de ser una función adicional.
Demuestra tu valor y escala con intención.
La última capa del conjunto de herramientas consiste en demostrar su valor y escalar lo que funciona. Una vez que un flujo de trabajo está en funcionamiento, los equipos deben poder demostrar si está generando los resultados previstos.
Esto podría traducirse en una mayor participación en la elaboración de informes, una resolución de acciones más rápida, un mejor uso del panel de control, una mayor visibilidad de los problemas recurrentes, una mayor implicación de los contratistas o una recopilación de datos más coherente en todas las ubicaciones.
Estos logros deben compartirse. Los equipos no deben sentir que solo están introduciendo datos en un sistema. Necesitan ver el valor que aportan, ya sea detectando riesgos con antelación, implementando acciones correctivas, mejorando la visibilidad para los líderes o tomando decisiones operativas con mayor confianza.
Ese ciclo de retroalimentación ayuda a reforzar la adopción. Cuando las personas comprenden cómo su participación contribuye a operaciones más seguras y a una mejor toma de decisiones, el sistema se convierte en algo más que un lugar para ingresar datos. Se convierte en parte del proceso de aprendizaje y mejora de la organización.
Un conjunto de herramientas prácticas para la transformación digital
El Kit de herramientas básicas para la implementación de EHS y el intercambio de mejores prácticas La sesión demostró que una transformación digital exitosa depende de algo más que seleccionar la tecnología adecuada. Depende de alinear esa tecnología con la estrategia, los procesos, las personas, los datos y las necesidades de toma de decisiones de la organización desde el principio.
Para los equipos de EHS, la oportunidad reside en abordar la implementación con mayor intencionalidad. Defina el "por qué". Establezca las bases adecuadas. Diseñe pensando en las personas que utilizarán el sistema. Planifique la comunicación y la elaboración de informes con anticipación. Utilice la IA donde pueda optimizar el flujo de trabajo. Finalmente, mida y comparta el valor generado.
Cuando estos elementos se combinan, la implementación se convierte en algo más que el lanzamiento de un sistema. Se transforma en un camino estructurado hacia una mayor visibilidad, adopción y mejora operativa en materia de medio ambiente, salud y seguridad (EHS).
Acerca de Bilfinger
Bilfinger es un proveedor internacional de servicios industriales centrado en mejorar la eficiencia y la sostenibilidad de sus clientes en la industria de procesos. Su cartera abarca toda la cadena de valor, desde consultoría e ingeniería hasta prefabricación, instalación, acceso y aislamiento, mantenimiento, ampliación de plantas, paradas programadas y aplicaciones digitales. Con presencia en Europa, Norteamérica y Oriente Medio, Bilfinger presta servicios a sectores como el energético, químico y petroquímico, farmacéutico y biofarmacéutico, y de petróleo y gas, con más de 31 000 empleados y más de 140 años de experiencia en el sector.
Acerca de Benchmark Gensuite
Benchmark Gensuite® ofrece soluciones digitales de vanguardia, basadas en IA, para la gestión de EHS, la sostenibilidad, la calidad y la gestión de riesgos, dirigidas a empresas globales. Impulsada por una plataforma única en la nube y enriquecida con un conjunto de herramientas de IA generativa en constante expansión, Benchmark Gensuite permite a más de 4 millones de usuarios de diversos sectores gestionar proactivamente los riesgos, garantizar el cumplimiento normativo y acelerar el rendimiento. Con más de dos décadas de experiencia en el sector, un servicio al cliente galardonado y un firme compromiso con la innovación continua, Benchmark Gensuite es el socio de confianza para las organizaciones que buscan tanto la excelencia operativa como un impacto estratégico.
