Im Juni 2023 veröffentlichte das Bureau of Indian Standards den „Indian Standard: Work Permit System – Code of Practice“. Dieser definiert kritische Arbeitsabläufe, wie indische Organisationen systematisch Risiken bewerten und den Zutritt sowie die Tätigkeit am Arbeitsplatz genehmigen können. Ziel des zertifizierten Verfahrens ist die Gewährleistung eines sicheren Arbeitssystems, begleitet von klarem Verständnis und transparenter Kommunikation zwischen allen beteiligten Abteilungen, um sichere und gesunde Arbeitsplätze zu gewährleisten.
Der Standard kommt zu einem Zeitpunkt, an dem die Internationale Arbeitsorganisation (ILO) schätzt, dass weltweit jährlich rund 2.3 Millionen Menschen arbeitsbedingten Unfällen oder Krankheiten erliegen. Für Unternehmen und ihre Belegschaft ist es von entscheidender Bedeutung, standardisierte und einheitliche Sicherheitsverfahren einzuführen, um solche Arbeitsunfälle zu verhindern und ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld zu gewährleisten.
Durch die Einführung eines Safe Work Permit Systems konnten Unternehmen auf der ganzen Welt die Verantwortung ihrer Mitarbeiter übernehmen und für Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz sorgen.
Verfahren zur Erteilung einer Arbeitserlaubnis
Organisationen kategorisieren ihre Arbeitsgenehmigungen häufig in die Kategorien Kaltarbeit, Heißarbeit, Arbeiten in engen Räumen, Aushubarbeiten, Elektroarbeiten, Arbeiten in der Höhe und Röntgenarbeiten, je nach Branche und Art ihrer Tätigkeit.
Die folgenden Verfahren sind branchenübergreifend am Safe Work Permit-Prozess beteiligt.
- Beantragung und Erteilung einer Arbeitserlaubnis
- Einhaltung der in der Genehmigung vereinbarten Bedingungen während der Arbeitsausführung
- Schließung der Genehmigung nach Abschluss der Arbeiten
An diesen Verfahren zur Erteilung einer Arbeitserlaubnis für sicheres Arbeiten sind mehrere Interessengruppen beteiligt, darunter der Aussteller der Erlaubnis, der für den gesamten Arbeitserlaubnisprozess verantwortlich ist und ihn kontrolliert, der Abnahme-/Ausführungsbeauftragte, der für die Ausführung der Arbeiten verantwortlich ist, und andere, wie der Bereichsverantwortliche, der Bereichsbediener/Techniker, der Gastester, der Wartungstechniker/Vertragsleiter usw.
Bei der „Arbeitserlaubnis für sicheres Arbeiten“ handelt es sich um ein gedrucktes Dokument, das sich aus den zwischen Aussteller und Abnehmer vereinbarten Bedingungen ergibt. Dazu gehören die bei der Ausführung der Arbeit anzuwendenden Verfahren, die vor der Durchführung der Arbeit erforderlichen Vorbereitungen und etwaige besondere Anforderungen wie die für die Mitarbeiter erforderliche persönliche Schutzausrüstung (PSA).
Der Aussteller, der Abnahmebeauftragte und die Sicherheitsabteilung behalten jeweils eine gedruckte Kopie, um sicherzustellen, dass die Genehmigung sowohl bei der Durchführung der eigentlichen Arbeit deutlich sichtbar angezeigt wird als auch zusätzlich für die Dokumentation aufbewahrt wird.
Herausforderungen bei der manuellen Verwaltung Ihres Arbeitserlaubnissystems
Die manuelle Verwaltung Ihres Arbeitserlaubnisprogramms kann zu menschlichen Fehlern, hohen Kosten und einem hohen Ressourcenaufwand bei der Ausstellung der Arbeitserlaubnis, der Einhaltung der zwischen Aussteller und Abnehmer vereinbarten Arbeitsbedingungen, dem Drucken und Aufbewahren der Arbeitserlaubnis für sicheres Arbeiten und dem Abschluss der Genehmigung führen – wodurch sichergestellt wird, dass alle erforderlichen Beteiligten informiert und eingebunden sind!
Durch die digitale Transformation Ihres Arbeitserlaubnisprogramms können Sie diese Einschränkungen überwinden und die Prozesseffizienz bei der Verwaltung Ihres Arbeitserlaubnisprogramms für sicheres Arbeiten steigern.
Die Vorteile der Digitalisierung Ihrer Arbeitserlaubnisprogramme
Lesen Sie weiter unten, wie wir die Möglichkeiten der digitalen Transformation bei der Beschleunigung Ihrer Arbeitserlaubnissysteme und der Gewährleistung sicherer Arbeitsplätze erkunden!
1. Beschleunigung der Genehmigungs- und Bewilligungsverfahren
Arbeitserlaubnisprogramme sind papierintensiv und erfordern, dass sich Mitarbeiter während der gesamten Antrags-, Genehmigungs- und Ausstellungsprozesse durch einen Dschungel aus Papierkram kämpfen. Der Prozess führt häufig zu Verzögerungen und erhöhten Risiken am Arbeitsplatz – Hindernisse, die durch die digitale Transformation mit ihren damit verbundenen Vorteilen reduziert werden können.
- Erhöhte Effizienz und Geschwindigkeit Die Digitalisierung Ihrer Genehmigungsanträge und -genehmigungen kann den Zeitaufwand für Ihre Arbeit erheblich reduzieren. Bei manuellen Prozessen kann es Tage dauern, bis der Prüfer die richtigen Dokumente vorbereitet, deren Genehmigung durch den Aussteller sichergestellt und die gedruckten Genehmigungen an die entsprechenden Beteiligten verteilt hat. Mit einer digitalen Permit-to-Work-Software können Mitarbeiter Genehmigungsanträge von ihren Smartphones oder Tablets aus einreichen, und Vorgesetzte können diese dank digitalisierter Freigabeprozesse sofort prüfen und genehmigen. So können Aufgaben schneller und ohne Verzögerungen angegangen werden.
- Verbesserte Genauigkeit Digitale Genehmigungsanträge tragen dazu bei, Fehler und Auslassungen zu reduzieren, die bei handschriftlichen Formularen häufig vorkommen. Dank der Pflichtfelder, der Auto-Fill-Optionen und der Dropdown-Menüs in digitalen Formularen können Sie sicher sein, dass alle wichtigen Sicherheitsinformationen enthalten sind. Dies verringert das Risiko, wichtige Sicherheitsdetails zu übersehen.
- Erhöhte TransparenzDigitale Plattformen ermöglichen die einfache Einsicht in den Status von Genehmigungsanträgen, sodass alle Beteiligten stets über den aktuellen Stand informiert sind. Diese Transparenz trägt dazu bei, Missverständnisse und unbefugte Arbeiten zu vermeiden.
2. Verbessern Sie Kommunikation und Zusammenarbeit
Wir wissen, dass an der Ausstellung und dem Abschluss von Arbeitserlaubnissen viele Beteiligte beteiligt sind. Effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit bilden daher die Grundlage für ein erfolgreiches Arbeitserlaubnisprogramm. Digitale Arbeitserlaubnissoftware erleichtert Ihren Teams die Kommunikation und Zusammenarbeit, den Informationsaustausch und die Rückmeldung zu Genehmigungsanträgen. Aussteller können das System nutzen, um den Status von Genehmigungsanträgen schnell zu verfolgen und diese zu genehmigen oder abzulehnen. Dank integrierter E-Mail-Benachrichtigungen sorgt eine digitale Arbeitserlaubnislösung dafür, dass Ihr Team stets auf dem Laufenden, informiert und geschützt ist!
Diese verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit trägt dazu bei, dass Genehmigungen präzise und effizient erteilt werden. Darüber hinaus können potenzielle Gefahren erkannt und eingedämmt werden.
3. Sichtbarkeit und Kontrolle verbessern
Digitale Arbeitserlaubnissoftware bietet Unternehmen mehr Transparenz und Kontrolle über ihre Genehmigungsprogramme. Unternehmen können mit dem System alle Genehmigungsanträge, Genehmigungen und Abschlüsse verfolgen. Darüber hinaus können sie Berichte über die Genehmigungsaktivität erstellen. Darüber hinaus können Beteiligte schnell standortspezifische Genehmigungsdokumente mit benutzerdefinierten Feldern und vorab ausgefüllten Arbeitsdetails erstellen und ausdrucken, einschließlich solcher, die Standards wie dem indischen Standard „Arbeitserlaubnissystem – Verhaltenskodex“ entsprechen.
Diese verbesserte Transparenz und Kontrolle hilft Unternehmen, Probleme mit ihrem Genehmigungsprogramm zu erkennen und zu beheben – von der Nachverfolgung abgeschlossener Genehmigungen und genehmigungsrelevanter Baustellenaktivitäten bis hin zur Identifizierung damit verbundener Gefahren, Kontrollmaßnahmen und Ausrüstung. So können Sie den Beginn von Arbeiten an sicherheitsgefährdeten Standorten verhindern, bis diese Probleme behoben sind. Sie erhalten außerdem Einblick in Berichte zu laufenden und abgeschlossenen Arbeiten.
Digitale Transformation Ihres Arbeitserlaubnisprogramms mit Benchmark Gensuite
Durch die Einführung einer digitalen Arbeitsgenehmigungssoftware können Sie alle Arten von Arbeiten, für die eine Genehmigung erforderlich ist, nahtlos überwachen, darunter Arbeiten in engen Räumen, Arbeiten auf Dächern, Heißarbeiten, Arbeiten in der Höhe und mehr, und sicherstellen, dass in allen Betriebsabläufen sichere Arbeitsbedingungen eingehalten werden.
Mit den intuitiven digitalen Arbeitserlaubnislösungen von Benchmark Gensuite, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden können, können Sie Ihre Belegschaft durch einen optimierten, transparenten Arbeitsablauf, der digitalisierte Freigabeprozesse und Aufzeichnungsführung, intuitive Dashboards, E-Mail-Benachrichtigungen und die Möglichkeit, Genehmigungsanträge zur Überprüfung zu stellen, nutzt, zu mehr Proaktivität befähigen.
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