FALLSTUDIE
Kontrolle der Arbeit
Wie Eli Lilly, die SI Group und ein globaler Pharmahersteller mit Benchmark Gensuite Genehmigungsprozesse standardisierten, Genehmigungszeiten verkürzten und die Steuerung gefährlicher Arbeiten verbesserten
INDUSTRIE
Pharma & Chemie
Organisationen
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Arbeitserlaubnis
25%
Reduzierung der Genehmigungszeit
50k+
Monatlich werden die Papiergenehmigungsdokumente abgeschafft.
94,965
Jährlich werden Genehmigungen an über 60 Standorten bearbeitet.
Zusammenfassung der Managementergebnisse
Die Arbeitserlaubniserteilung ist einer der operativ anspruchsvollsten Prozesse im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz (EHS). Sie vereint verschiedene Fachbereiche, die Koordination von Auftragnehmern, Gefahrenabwehrmaßnahmen und die Arbeitsgenehmigung, bevor überhaupt ein Auftrag beginnt. Für Eli Lilly, die SI Group und einen globalen Pharmahersteller mit Niederlassungen im asiatisch-pazifischen Raum war dieser Prozess den papierbasierten Systemen und fragmentierten Standortanwendungen, die ihn bisher aufrechterhalten hatten, nicht mehr gewachsen. In Zusammenarbeit mit dem Team von Benchmark Gensuite ersetzten diese Unternehmen unzusammenhängende Genehmigungsworkflows durch konfigurierbare digitale Programme. Diese ermöglichen eine einheitliche Steuerung über Dutzende von Standorten hinweg und erhalten gleichzeitig die Flexibilität vor Ort. Zu den Ergebnissen zählten eine Reduzierung der Genehmigungsdauer um 25 %, die Abschaffung von mehr als 50,000 Papierdokumenten pro Monat, die Optimierung von 750 Vollzeitäquivalenten (FTE) pro Monat und eine Senkung der Unfallhäufigkeitsrate auf 0.07. Dies beweist, dass die Modernisierung der Arbeitserlaubniserteilung operative und sicherheitsrelevante Verbesserungen schafft, die weit über die reine Prozesseffizienz hinausgehen.
Drei globale Hersteller, eine gemeinsame Führungsherausforderung
Eli Lilly, die SI Group und ein global tätiger Pharmahersteller im asiatisch-pazifischen Raum betreiben jeweils große, dezentralisierte Produktionsstätten, in denen gefährliche Arbeiten zum Arbeitsalltag gehören. Eli Lilly ist auf einem großen Firmengelände mit zahlreichen Abteilungen und Geschäftsbereichen vertreten, die ihre Genehmigungsverfahren selbst verwalten. Die SI Group betreibt 27 Produktionsstätten weltweit, an denen die konsequente Einhaltung kritischer Sicherheitsvorschriften zunehmend schwieriger geworden ist. Der Pharmahersteller im asiatisch-pazifischen Raum betreut über 60 Standorte in mehr als 80 Ländern – ein Netzwerk, in dem fragmentierte, lokal verwaltete Genehmigungsverfahren zu einem erheblichen Haftungsrisiko geworden sind.
Gemeinsam ist diesen Organisationen die operative Komplexität, die die Verwaltung von Arbeitserlaubnissen im großen Maßstab erschwert. Ein Arbeitserlaubnissystem ist der formale Prozess zur Genehmigung, Koordination und Dokumentation gefährlicher Arbeiten vor deren Beginn. So wird sichergestellt, dass Gefahren identifiziert, Schutzmaßnahmen implementiert, qualifiziertes Personal zugewiesen und alle erforderlichen Genehmigungen eingeholt werden, bevor die Arbeiten beginnen. In komplexen Industrieumgebungen kann eine einzelne Arbeitserlaubnis gleichzeitig Wartungsteams, Betriebsleiter, Auftragnehmer, Mitarbeiter des Prozesssicherheitsmanagements (PSM), Fachkräfte für Umwelt, Gesundheit und Sicherheit (EHS) sowie die Standortleitung betreffen.
Die Arbeitserlaubnis ist ein zentraler Bestandteil der Arbeitssteuerung – dem umfassenderen Bereich, der Arbeitsgenehmigung, Sperr- und Kennzeichnungsverfahren, Fremdfirmenmanagement, Sicherheitsrisikobewertung und zugehörige betriebliche Kontrollen zu einem einheitlichen Ansatz für den Umgang mit gefährlichen Arbeiten im gesamten Unternehmen verbindet. Die Lösungssuite „Arbeitssteuerung“ von Benchmark Gensuite integriert diese Funktionen auf einer einzigen Plattform und ermöglicht es Unternehmen, risikoreiche Aktivitäten nach einheitlichen Standards zu steuern und gleichzeitig die Umsetzung vor Ort zu unterstützen, wo Sicherheitsentscheidungen getroffen werden. Für alle drei Unternehmen ging es nicht darum, ob sie modernisieren sollten, sondern wie sie dies tun konnten, ohne die täglichen Abläufe vor Ort zu beeinträchtigen.
BRANCHENKONTEXT
In Hochrisikobranchen entwickelt sich die Arbeitserlaubnis von einer administrativen Anforderung zu einer grundlegenden betrieblichen Kontrollmaßnahme.
Wenn risikoreiche Arbeiten die traditionellen Genehmigungsverfahren übersteigen
Die Arbeitserlaubnis ist betrieblich anspruchsvoll, da sie die Zusammenarbeit verschiedener Fachbereiche erfordert, bevor gefährliche Arbeiten beginnen können. Eine einzelne Erlaubnis kann die Prüfung durch Auftragnehmer, Instandhaltungsplaner, Betriebsleiter, Bereichsverantwortliche, Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sowie Verantwortliche für das Gefahrenmanagement erfordern – unter Berücksichtigung von Gefahren in beengten Räumen, Sicherheitsvorkehrungen bei Heißarbeiten, Sperr- und Kennzeichnungsvorschriften, PSA-Prüfung, Qualifikationen der Arbeiter, gleichzeitige Arbeitsvorgänge und abteilungsspezifische Verfahren.
Werden diese Aktivitäten über papierbasierte Dokumentation, unzusammenhängende Arbeitsabläufe oder unabhängig entwickelte Anwendungen abgewickelt, stoßen Organisationen branchenübergreifend auf dieselben operativen Probleme.
Für den globalen Pharmahersteller im asiatisch-pazifischen Raum bedeutete der fragmentierte Ansatz die Verwaltung von mehr als 16 verschiedenen papierbasierten Genehmigungstypen in Dutzenden von Einrichtungen ohne gemeinsamen Rahmen, ohne Echtzeit-Einblick in die laufenden Arbeiten und mit Genehmigungszyklen, die lang genug waren, um die Arbeitsgenehmigung im gesamten Unternehmen zu verzögern.
Eli Lilly sah sich auf einem großen Firmengelände mit einer ähnlichen Dynamik konfrontiert. Dort arbeiteten papierbasierte Teams und Gruppen parallel mit veralteten Lotus Notes-Systemen, was die Fähigkeit des Unternehmens einschränkte, einheitliche Genehmigungsinhalte zu pflegen, Genehmigungen nachzuverfolgen oder einen einheitlichen Überblick über laufende Gefahrenarbeiten zu erhalten. Die SI Group war an rund 27 globalen Produktionsstandorten tätig, wo physische Genehmigungstafeln und manuelle Dokumentation Audits zeitaufwändig machten, die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften uneinheitlich gestalteten und eine standortübergreifende Standardisierung erschwerten.
Obwohl jede Organisation Benchmark Gensuite aus einem anderen operativen Umfeld heraus anging, verfolgten sie alle ein gemeinsames Ziel: die Schaffung einer einheitlicheren, transparenteren und skalierbareren Methode zur Kontrolle risikoreicher Arbeiten.
Bei der Umstellung auf ein digitales Arbeitserlaubnisprogramm ging es nicht darum, papierlos zu werden – es ging darum, auf der Baustelle stehen zu können, die richtigen Sicherheitsgespräche zu führen und zu wissen, dass wir unsere wichtigsten Regeln überall konsequent anwenden.
Jenny Rann – Sicherheitsbeauftragte, SI-Gruppe
Zusammenarbeit mit jeder Organisation zur Modernisierung ohne Beeinträchtigung der operativen Tätigkeiten vor Ort
Jede Implementierung begann mit unterschiedlichen betrieblichen Gegebenheiten, doch alle drei Organisationen verfolgten ein gemeinsames Ziel: die Genehmigungsverfahren zu modernisieren, ohne die Arbeitsabläufe im Außendienst zu beeinträchtigen. Anstatt einen standardisierten Prozess einzuführen, arbeitete das Team von Benchmark Gensuite eng mit jeder Organisation zusammen, um die bestehenden Arbeitsabläufe, Governance-Anforderungen und betrieblichen Rahmenbedingungen zu verstehen.
Ein global tätiger Pharmahersteller im asiatisch-pazifischen Raum wollte die Arbeitserlaubnisverfahren in seinem Netzwerk von über 60 Produktionsstandorten in mehr als 80 Ländern standardisieren. Vor der Implementierung variierten die Genehmigungsprozesse je nach Standort: Einige Werke nutzten Papierdokumente, andere lokal entwickelte Anwendungen. Die Verwaltung von über 16 verschiedenen Genehmigungsarten in diesem geografisch weitverzweigten Netzwerk führte zu einer erheblichen Fragmentierung der Governance. Genehmigungszyklen waren langwierig, der Genehmigungsstatus schwer in Echtzeit nachzuverfolgen, und die Standardisierung des Programms im gesamten Unternehmen blieb eine ungelöste operative Herausforderung. In Zusammenarbeit mit dem Team von Benchmark Gensuite implementierte das Unternehmen ein konfigurierbares Arbeitserlaubnisprogramm, das eine einheitliche Governance etablierte und gleichzeitig den Standorten die für ihre Arbeitsumgebungen notwendige operative Flexibilität ermöglichte.
Eli Lilly konzentrierte sich darauf, die Konsistenz und Transparenz der Genehmigungsprozesse zu verbessern, die sich auf einem großen Firmengelände unabhängig voneinander entwickelt hatten. Einige Abteilungen nutzten weiterhin Papierdokumente, während andere Genehmigungen über veraltete Systeme wie Lotus Notes verwalteten. Obwohl diese Ansätze den lokalen Betrieb unterstützten, schränkten sie die unternehmensweite Transparenz ein und erschwerten die Aufrechterhaltung eines einheitlichen Genehmigungsprozesses, die effiziente Verwaltung von Genehmigungen sowie die Skalierung des Programms auf weitere Standorte. In enger Zusammenarbeit mit Benchmark Gensuite implementierte Eli Lilly einen standardisierten digitalen Workflow, der die Transparenz der Genehmigungen verbesserte und gleichzeitig die praktische Umsetzung vor Ort an 20 Standorten unterstützte – mit laufender Expansion. Die Zusammenarbeit führte außerdem zu optimierten, farbcodierten Genehmigungsausdrucken, die für die Teams im Außendienst weiterhin einfach zu verwenden sind und zeigen, dass digitale Transformation nicht zwangsläufig die Benutzerfreundlichkeit im Außendienst beeinträchtigen muss.
Die SI Group modernisierte ihre Arbeitserlaubnisprozesse im Rahmen einer umfassenderen Initiative zur Vereinheitlichung der fragmentierten EHS-Prozesse an ihren 27 globalen Produktionsstandorten. Das Unternehmen benötigte ein einheitliches Genehmigungssystem, das konsistente Sicherheitsstandards gewährleistet und es Vorgesetzten sowie Mitarbeitern im Außendienst ermöglicht, Genehmigungen direkt am Arbeitsplatz per Tablet und Mobilgerät zu prüfen, zu genehmigen und auszuführen. In Zusammenarbeit mit dem Team von Benchmark Gensuite standardisierte die SI Group fünf Genehmigungstypen für ihre weltweiten Standorte. So entstand eine einheitliche Governance-Struktur, die standortunabhängig einheitlich angewendet werden kann und die von den Außendienstmitarbeitern benötigten mobilen Arbeitsabläufe unterstützt.
Digitalisierung der Arbeitserlaubnis über den gesamten Lebenszyklus der Arbeitsgenehmigung
In Zusammenarbeit mit den einzelnen Organisationen implementierte das Benchmark Gensuite-Team einen digitalen Genehmigungsprozess, der die Planung, Genehmigung, Durchführung und Überwachung risikoreicher Arbeiten im realen Betriebsumfeld unterstützt. Anstatt Papiergenehmigungen einfach durch elektronische Formulare zu ersetzen, konzentrierte sich die Implementierung auf die Schaffung eines vernetzten Workflows, der die operative Transparenz verbessert und die Unternehmensführung vom Genehmigungsantrag bis zum Abschluss unterstützt.
Der Antrag auf Arbeitserlaubnis führt Organisationen durch den gesamten Genehmigungsprozess:
Die Implementierung verknüpft die Arbeitserlaubnis mit umfassenderen Funktionen zur Arbeitssteuerung – durch die Integration mit dem Auftragnehmer-Manager, um genehmigte Auftragnehmer und Projekte mit einzelnen Genehmigungen zu verknüpfen, und mit dem Schulungs-Tracker, um die Qualifikationen der Mitarbeiter vor Beginn gefährlicher Arbeiten zu überprüfen. Diese Integration wandelt die Arbeitserlaubnis von einem eigenständigen Genehmigungsprozess in einen vernetzten operativen Workflow um, der eine sicherere Durchführung und eine verbesserte Steuerung risikoreicher Aktivitäten unterstützt.
Betriebliche Auswirkungen
„Wir suchten eine Plattform mit Integrationsmöglichkeiten, um unseren Genehmigungsprozess zu optimieren und flexibel genug zu sein, um uns an unsere schriftlichen Programme bei der Umsetzung anzupassen.“
Shawn French, Direktor für Gesundheit, Sicherheit und Umwelt bei Eli Lilly
Verbesserte operative Transparenz, Sicherheitsleistung und Reife der Unternehmensführung
Obwohl jede Implementierung unterschiedliche operative Prioritäten und Ausgangspunkte widerspiegelte, erzielten die Organisationen nach der Modernisierung der Arbeitserlaubnisverfahren durchweg Verbesserungen. Digitale Arbeitsabläufe ersetzten fragmentierte, papierbasierte Prozesse und ermöglichten Vorgesetzten und EHS-Teams einen besseren Überblick über den Genehmigungsstatus, laufende Arbeiten und den Genehmigungsfortschritt. Standardisierte Arbeitsabläufe verbesserten die Einheitlichkeit über alle Standorte hinweg und bewahrten gleichzeitig die für den jeweiligen Standortbetrieb erforderliche Flexibilität.
Für den globalen Pharmahersteller im asiatisch-pazifischen Raum waren die Ergebnisse messbar und signifikant. Die Umstellung von einem fragmentierten, papierintensiven Programm an über 60 Standorten auf eine einheitliche digitale Plattform führte zu einer Reduzierung der Genehmigungszeiten um 25 %, der Einsparung von mehr als 50,000 Papierdokumenten pro Monat und einer Optimierung der Arbeitsabläufe um 750 Vollzeitäquivalente (FTE) pro Monat. Das Unternehmen erreichte zudem eine Unfallhäufigkeitsrate von 0.07 – ein Ergebnis, das auf verbesserte Gefahrenabwehr, Echtzeit-Transparenz der Betriebsabläufe und die Standardisierung kritischer Sicherheitsregeln im gesamten globalen Standortnetzwerk zurückgeführt wird.
25 % Reduzierung der Genehmigungszeit
Monatlich werden über 50,000 Papiergenehmigungsdokumente eingespart.
750 Vollzeitäquivalente Arbeitsstunden pro Monat optimiert
Durch verbesserte Gefahrenabwehrmaßnahmen konnte die LTIFR auf 0.07 gesenkt werden.
Jährlich werden an über 60 Standorten 94,965 Genehmigungen bearbeitet.
Standardisierte Genehmigungsverwaltung für über 100 Standorte
Echtzeit-Einblick in aktive Genehmigungen und gefährliche Arbeiten
Die Auditbereitschaft wurde durch durchsuchbare digitale Genehmigungsakten gestärkt.
Wie diese Organisationen die Genehmigungs-zur-Arbeit-Governance modernisiert haben
Bei allen drei Implementierungen führte die Umstellung von papierbasierten Prozessen auf digitale Arbeitsgenehmigungen zu durchgängigen Verbesserungen in den Bereichen Arbeitsgenehmigungsmanagement, operative Transparenz und Auditbereitschaft. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten betrieblichen Änderungen zusammen.
| VOR | AFTER |
|---|---|
| Papierbasierte Genehmigungen und unzusammenhängende Standortanträge ohne gemeinsamen Rahmen | Einheitliches digitales Arbeitserlaubnisprogramm mit konfigurierbaren Arbeitsabläufen für alle Standorte |
| Lange Genehmigungszyklen aufgrund manueller Weiterleitung und eingeschränkter Transparenz des Genehmigungsstatus | Konfigurierbare digitale Genehmigungsworkflows mit Echtzeit-Statusanzeige der Genehmigungen |
| Uneinheitliche Genehmigungsanforderungen und -formulare an verschiedenen Standorten und Geschäftsbereichen | Standardisierte Genehmigungsverwaltung mit standortbezogener Konfigurierbarkeit durch Field Manager |
| Die Koordination der Auftragnehmer erfolgte über manuelle Übergaben und Papierformulare. | Sichere Einbindung von Auftragnehmern durch QR-Codes und mobile Arbeitsabläufe ohne Anmeldung. |
| Die Überprüfung der Qualifikation der Arbeitnehmer erfolgt manuell und getrennt vom Genehmigungsverfahren. | Integrierte Schulungsüberprüfung mittels Training Tracker vor Arbeitszuweisung |
| Papierarchive mit Genehmigungen sind für Prüfungen oder Vorfalluntersuchungen schwer zugänglich. | Durchsuchbare digitale Genehmigungsakten mit vollständiger Arbeitsgenehmigungshistorie |
| Keine Transparenz hinsichtlich aktiver Arbeitsbereiche oder gleichzeitiger Arbeitsvorgänge auf dem Gelände | Interaktive Lagepläne, die Echtzeit-Einblicke in aktive Gefahrenbereiche ermöglichen |
Standardisierung und operative Flexibilität im Einklang
Die Erfahrungen von Eli Lilly, der SI Group und dem globalen Pharmahersteller veranschaulichen mehrere Grundsätze, die für Organisationen gelten, die ihre Arbeitserlaubnisprogramme modernisieren.
Die Arbeitserlaubnis wird zu einem Eckpfeiler der betrieblichen Kontrolle über die Arbeit
In der Fertigungsindustrie, der Pharmaindustrie, der Chemieindustrie, der Energiebranche und anderen Hochrisikobranchen entwickelt sich die Arbeitserlaubnis von einer rein administrativen Anforderung zu einem grundlegenden Instrument der betrieblichen Kontrolle. Unternehmen setzen zunehmend auf digitale Arbeitserlaubnisprogramme, um die Transparenz gefährlicher Arbeiten zu verbessern, die Zusammenarbeit verschiedener Beteiligter zu koordinieren, die Arbeitsgenehmigungsverwaltung zu stärken und vollständige Aufzeichnungen zu führen, die die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Audits und kontinuierliche Verbesserungen unterstützen.
Mit zunehmender Komplexität der Unternehmensabläufe fungiert die Arbeitserlaubnis als entscheidende Schnittstelle zwischen Planung, Autorisierung, Auftragnehmermanagement, Qualifikation der Mitarbeiter, Durchführung vor Ort und operativer Überwachung. Viele Organisationen führten Arbeitserlaubnisprogramme ursprünglich in einer Zeit ein, als die Abläufe einfacher oder kleiner waren. Prozesse, die einst für einen einzelnen Standort geeignet waren, bieten heute möglicherweise nicht mehr die erforderliche Rückverfolgbarkeit, Rechtssicherheit und Transparenz für globale, standortübergreifende Betriebe.
ORGANISATION
Eli Lilly • SI-Gruppe
+ Globaler Pharmahersteller, Asien-Pazifik
Branchen
Pharma, Chemie
Kombinierte Standorte
100+
APAC-Standorte
60+
Jahresgenehmigungen
94,965 in 2025
Globaler Pharmahersteller, Asien-Pazifik
Verwendete Lösungen
Arbeitserlaubnis
Kontrolle der Arbeit
Trainingstracker
Auftragnehmer-Manager
Feldmanager
THEMEN
Arbeitserlaubnis
Kontrolle der Arbeit
Hochrisikoarbeit
Arbeitserlaubnis
Sicherheit der Auftragnehmer
EHS-Governance
Audit-Bereitschaft
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