जैसे-जैसे संगठन अपनी आपूर्ति श्रृंखलाओं में स्थिरता रिपोर्टिंग का विस्तार करते हैं, अधिक आपूर्तिकर्ता डेटा एकत्र करना चुनौती का केवल एक हिस्सा है।
अधिक कठिन प्रश्न यह है कि एक ऐसी प्रक्रिया कैसे बनाई जाए जो आपूर्तिकर्ताओं की भागीदारी और रिपोर्टिंग आवश्यकताओं में वृद्धि के साथ-साथ सुसंगत, सुरक्षित और प्रबंधनीय बनी रहे।
हाल ही में एक वैश्विक उपकरण निर्माता के साथ बेंचमार्क जेनसुइट के कार्यान्वयन का एक व्यावहारिक उदाहरण मिलता है: 60 प्रमुख वैश्विक आपूर्तिकर्ताओं को शामिल किया गया, 100% स्वीकृति मिली और कार्यान्वयन आठ सप्ताह में पूरा हो गया।
यह अनुभव स्थिरता टीमों के लिए एक महत्वपूर्ण सिद्धांत को पुष्ट करता है:
किसी असंगत प्रक्रिया का डिजिटलीकरण करने से वह स्वतः ही स्केलेबल नहीं हो जाती।
पैमाने से नहीं, संरचना से शुरुआत करें।
प्रदायक स्थिरता रिपोर्टिंग इसमें आम तौर पर कई हितधारक शामिल होते हैं। सस्टेनेबिलिटी टीमें रिपोर्टिंग आवश्यकताओं को परिभाषित करती हैं। प्रोक्योरमेंट विभाग आपूर्तिकर्ता संबंधों का प्रबंधन करता है। आईटी विभाग एक्सेस और सुरक्षा को सपोर्ट करता है। आपूर्तिकर्ताओं को सटीक जानकारी प्रदान करने का एक सरल तरीका चाहिए।
एक दोहराने योग्य प्रक्रिया स्थापित किए बिना अधिक आपूर्तिकर्ताओं को जोड़ने से उपयोगी दृश्यता के बजाय प्रशासनिक कार्य बढ़ सकता है।
किसी कार्यक्रम का विस्तार करने से पहले, टीमों को यह विचार करना चाहिए कि क्या उनके पास निम्नलिखित के लिए सुसंगत प्रक्रियाएं हैं:
- रिपोर्टिंग फ़ील्ड, इकाइयाँ और परिभाषाएँ
- आपूर्तिकर्ता की पहुंच और सुरक्षा
- सबमिशन ट्रैकिंग और फॉलो-अप
- डेटा की समीक्षा और सत्यापन
- मौजूदा सततता रिपोर्टिंग के साथ एकीकरण
- आपूर्तिकर्ता संचार और ऑनबोर्डिंग
इसका उद्देश्य केवल अधिक जानकारी एकत्र करना नहीं है। बल्कि रिपोर्टिंग की बदलती जरूरतों के अनुसार आपूर्तिकर्ता डेटा को प्रबंधित करना और उपयोग करना आसान बनाना है।
आपूर्तिकर्ता रिपोर्टिंग को बढ़ाने के लिए पांच आधार
- डेटा को मानकीकृत करें
एकसमान रिपोर्टिंग क्षेत्र, मापदंड और परिभाषाएँ पूर्णता का मूल्यांकन करना और आपूर्तिकर्ताओं और रिपोर्टिंग अवधियों में जानकारी की तुलना करना आसान बनाती हैं।
सहभागिता बढ़ाने से पहले उन मानकों को स्थापित करने से बाद में असंगत प्रस्तुतियों को सुलझाने की आवश्यकता कम हो जाती है। - आपूर्तिकर्ताओं के लिए भागीदारी को सरल बनाएं
एक स्केलेबल प्रक्रिया को डेटा प्रदान करने वाले संगठनों के लिए भी कारगर होना चाहिए।
उपकरण निर्माता के कार्यान्वयन में, आपूर्तिकर्ताओं ने संरचित ऑनबोर्डिंग और प्रशिक्षण द्वारा समर्थित एक अलग, सुव्यवस्थित इंटरफ़ेस का उपयोग किया। इससे संगठन को 60 सहभागी आपूर्तिकर्ताओं के लिए एक समान रिपोर्टिंग प्रक्रिया स्थापित करने में मदद मिली।
परिणामस्वरूप, पहले चरण में ही 100% स्वीकृति मिली। - बाह्य सहयोग के इर्द-गिर्द सुरक्षा का निर्माण करें
आपूर्तिकर्ता रिपोर्टिंग से एक महत्वपूर्ण पहुंच संबंधी विचार उत्पन्न होता है: बाहरी संगठनों को आंतरिक स्थिरता प्रणालियों तक अनावश्यक पहुंच के बिना जानकारी प्रस्तुत करने का एक तरीका चाहिए।
इस कार्यान्वयन में एन्क्रिप्टेड बाहरी पहुंच और एक समर्पित आपूर्तिकर्ता-केंद्रित अनुभव का उपयोग किया गया, जिससे आपूर्तिकर्ता की भागीदारी और आंतरिक स्थिरता डेटा के बीच अलगाव पैदा हुआ। - आपूर्तिकर्ता डेटा को व्यापक रिपोर्टिंग प्रक्रिया से जोड़ें
आपूर्तिकर्ता की जानकारी को अलग से एकत्रित करने से टीमों के प्रबंधन के लिए एक और डेटा स्रोत तैयार हो जाता है।
प्रस्तुतियाँ को मौजूदा स्थिरता रिपोर्टिंग प्रक्रियाओं से जोड़ने से आपूर्तिकर्ता की जानकारी एक अलग प्रक्रिया के बजाय संगठन के व्यापक रिपोर्टिंग परिवेश का हिस्सा बन जाती है।
उपकरण निर्माता के लिए, आपूर्तिकर्ता रिपोर्टिंग को उसके मौजूदा बेंचमार्क जेनसुइट सस्टेनेबिलिटी रिपोर्टिंग मॉड्यूल के साथ एकीकृत किया गया था और इसे दोहराने योग्य वर्कफ़्लो और मानक संचालन प्रक्रियाओं द्वारा समर्थित किया गया था। - कल की स्कोप 3 आवश्यकताओं के लिए आज की प्रक्रिया को डिजाइन करें
आपूर्तिकर्ता रिपोर्टिंग संबंधी आवश्यकताएं शायद ही कभी स्थिर रहती हैं।
स्कोप 3 कार्यक्रम विकसित करने वाले संगठनों को समय के साथ अतिरिक्त आपूर्तिकर्ताओं, उत्सर्जन श्रेणियों या डेटा बिंदुओं तक भागीदारी बढ़ाने की आवश्यकता हो सकती है। आपूर्तिकर्ता पहुंच, प्रस्तुतियाँ, सत्यापन, संचार और एकीकरण के लिए पुन: प्रयोज्य प्रक्रियाएँ इस वृद्धि के लिए एक आधार प्रदान करती हैं।
उपकरण निर्माता की प्रारंभिक तैनाती 60 प्रमुख वैश्विक आपूर्तिकर्ताओं पर केंद्रित थी, साथ ही भविष्य में स्कोप 3 डेटा विस्तार का समर्थन करने के लिए डिज़ाइन किए गए एक ढांचे की स्थापना भी की गई थी।
आठ सप्ताह में इसे लागू करना कैसे संभव हुआ?
प्रौद्योगिकी कार्यान्वयन का केवल एक हिस्सा थी।
आठ सप्ताह की इस तैनाती में प्लेटफ़ॉर्म कॉन्फ़िगरेशन के साथ-साथ आपूर्तिकर्ता ऑनबोर्डिंग, परीक्षण, प्रशिक्षण, मानक संचालन प्रक्रियाएं और स्थिरता और आईटी टीमों के बीच समन्वय शामिल था।
इस योजना को लागू करने में कई कारकों ने सहायक भूमिका निभाई:
- स्थिरता और आईटी के बीच कार्यकारी समन्वय
- सरलता को ध्यान में रखकर बनाया गया आपूर्तिकर्ता अनुभव
- सुनियोजित प्रशिक्षण और ऑनबोर्डिंग
- एक चरणबद्ध कार्यान्वयन दृष्टिकोण
- मानकीकृत रिपोर्टिंग प्रक्रियाएँ
- निरंतर समन्वय और समस्या समाधान
इन सभी तत्वों ने मिलकर संगठन को मैन्युअल त्रैमासिक सर्वेक्षणों से अपने प्राथमिक आपूर्तिकर्ता नेटवर्क में एक दोहराने योग्य डिजिटल रिपोर्टिंग प्रक्रिया की ओर बढ़ने में मदद की।
केवल डेटा को ही नहीं, प्रक्रिया को व्यापक बनाएं।
जैसे-जैसे आपूर्तिकर्ता स्थिरता और स्कोप 3 कार्यक्रम विस्तारित होते हैं, सफलता केवल अतिरिक्त जानकारी एकत्र करने पर निर्भर नहीं करती है।
मजबूत आधार एक ऐसी प्रक्रिया है जो आपूर्तिकर्ताओं के लिए भागीदारी को सरल बनाती है, आंतरिक टीमों को सुसंगत जानकारी प्रदान करती है, आंतरिक प्रणालियों तक पहुंच की सुरक्षा करती है, और रिपोर्टिंग आवश्यकताओं के विकसित होने पर विस्तारित हो सकती है।
इस निर्माता के लिए, उस आधार ने आठ सप्ताह में 60 प्रमुख वैश्विक आपूर्तिकर्ताओं में 100% अपनाने में सहायता की - साथ ही भविष्य में स्कोप 3 विस्तार के लिए एक संरचना का निर्माण किया।
व्यवहार में इस दृष्टिकोण को देखें
देखें कि संगठन ने अपने आठ-सप्ताह के कार्यान्वयन, आपूर्तिकर्ता ऑनबोर्डिंग, रिपोर्टिंग वर्कफ़्लो और प्रौद्योगिकी दृष्टिकोण को कैसे संरचित किया।
