À medida que as organizações estendem os relatórios de sustentabilidade às suas cadeias de suprimentos, a coleta de mais dados de fornecedores é apenas parte do desafio.
A questão mais complexa é como criar um processo que permaneça consistente, seguro e gerenciável à medida que a participação dos fornecedores e os requisitos de relatórios aumentam.
Uma implementação recente do Benchmark Gensuite com um fabricante global de eletrodomésticos fornece um exemplo prático: 60 fornecedores globais principais integrados, 100% de adoção e implementação concluída em oito semanas.
A experiência reforça um princípio importante para as equipes de sustentabilidade:
A digitalização de um processo inconsistente não o torna automaticamente escalável.
Comece pela estrutura, não pela escala.
Fornecedor relatório de sustentabilidade Normalmente envolve várias partes interessadas. As equipes de sustentabilidade definem os requisitos de relatórios. O setor de compras gerencia o relacionamento com os fornecedores. A TI oferece suporte ao acesso e à segurança. Os fornecedores precisam de uma maneira simples de fornecer informações precisas.
Adicionar mais fornecedores sem estabelecer um processo repetível pode gerar mais trabalho administrativo do que visibilidade útil.
Antes de expandir um programa, as equipes devem considerar se possuem processos consistentes para:
- Campos de relatório, unidades e definições
- Acesso e segurança do fornecedor
- Rastreamento e acompanhamento de submissões
- Revisão e validação de dados
- Integração com os relatórios de sustentabilidade existentes
- Comunicação e integração de fornecedores
O objetivo não é simplesmente coletar mais informações. É tornar os dados dos fornecedores mais fáceis de gerenciar e usar à medida que as necessidades de relatórios evoluem.
Cinco fundamentos para ampliar o reporte de fornecedores
- Padronizar os dados
Campos de relatório, métricas e definições consistentes facilitam a avaliação da integridade e a comparação de informações entre fornecedores e períodos de relatório.
Estabelecer esses padrões antes de expandir a participação reduz a necessidade de conciliar envios inconsistentes posteriormente. - Simplifique a participação para os fornecedores.
Um processo escalável também precisa funcionar para as organizações que fornecem os dados.
Na implementação realizada pelo fabricante de eletrodomésticos, os fornecedores utilizaram uma interface separada e simplificada, com suporte de integração e treinamento estruturados. Isso permitiu que a organização estabelecesse um processo de geração de relatórios consistente para os 60 fornecedores participantes.
O resultado foi uma adesão de 100% na primeira fase. - Criar segurança em torno da colaboração externa
A elaboração de relatórios junto aos fornecedores levanta uma importante questão de acesso: as organizações externas precisam de uma forma de submeter informações sem acesso desnecessário aos sistemas internos de sustentabilidade.
A implementação utilizou acesso externo criptografado e uma experiência dedicada para fornecedores, criando uma separação entre a participação dos fornecedores e os dados internos de sustentabilidade. - Integrar os dados dos fornecedores ao processo de geração de relatórios mais amplo.
Coletar informações sobre fornecedores de forma isolada cria mais uma fonte de dados para as equipes gerenciarem.
Integrar os envios aos processos de relatórios de sustentabilidade existentes permite que as informações dos fornecedores se tornem parte do ambiente de relatórios mais amplo da organização, em vez de um exercício separado.
Para o fabricante de eletrodomésticos, o relatório de fornecedores foi integrado aos seus módulos existentes de Relatórios de Sustentabilidade do Benchmark Gensuite e suportado por fluxos de trabalho repetíveis e procedimentos operacionais padrão. - Projete o processo de hoje para as necessidades do Escopo 3 de amanhã.
Os requisitos de reporte dos fornecedores raramente permanecem estáticos.
Organizações que desenvolvem programas de Escopo 3 podem precisar expandir a participação para fornecedores adicionais, categorias de emissões ou pontos de dados ao longo do tempo. Processos reutilizáveis para acesso a fornecedores, submissões, validação, comunicação e integração fornecem a base para esse crescimento.
A implementação inicial do fabricante de eletrodomésticos concentrou-se em 60 fornecedores globais principais, ao mesmo tempo que estabelecia uma estrutura projetada para suportar a futura expansão de dados de Escopo 3.
O que tornou possível um lançamento em oito semanas?
A tecnologia foi apenas parte da implementação.
A implementação, com duração de oito semanas, combinou a configuração da plataforma com a integração de fornecedores, testes, treinamento, procedimentos operacionais padrão e coordenação entre as equipes de sustentabilidade e de TI.
Diversos fatores contribuíram para a implementação:
- Alinhamento executivo entre sustentabilidade e TI
- Uma experiência do fornecedor concebida para a simplicidade.
- Treinamento estruturado e integração
- Uma abordagem de implementação faseada
- Procedimentos de relatório padronizados
- Coordenação contínua e resolução de problemas
Em conjunto, esses elementos ajudaram a organização a migrar de pesquisas trimestrais manuais para um processo de relatórios digitais repetível em toda a sua principal rede de fornecedores.
Amplie o processo, não apenas os dados.
À medida que os programas de sustentabilidade de fornecedores e de Escopo 3 se expandem, o sucesso depende de mais do que apenas coletar informações adicionais.
Uma base mais sólida é um processo que facilita a participação dos fornecedores, fornece informações consistentes às equipes internas, protege o acesso aos sistemas internos e pode ser ampliado conforme a evolução das necessidades de relatórios.
Para esse fabricante, essa base possibilitou a adoção de 100% dos serviços de 60 fornecedores globais principais em oito semanas, além de criar uma estrutura para a futura expansão do Escopo 3.
Veja a abordagem na prática.
Veja como a organização estruturou sua implementação de oito semanas, integração de fornecedores, fluxos de trabalho de relatórios e abordagem tecnológica.
