A Lilly, líder farmacêutica global com mais de 42,000 funcionários e operações em 22 locais em nove países, utiliza as ferramentas de gerenciamento de auditoria e inspeção da Benchmark Gensuite desde 2014. Na última década, essas ferramentas impactaram profundamente sua capacidade de otimizar processos, aprimorar o gerenciamento de dados e impulsionar a melhoria contínua em suas práticas de saúde e segurança.
Antes de adotar o Benchmark Gensuite, a Lilly enfrentava desafios significativos na gestão de seus processos de inspeção. A empresa dependia fortemente de métodos em papel, com extensos arquivos de dados armazenados em sua biblioteca de Boas Práticas de Fabricação (BPF).
Essa abordagem manual não só consumia tempo e recursos consideráveis, como também limitava a capacidade de análise e ação com base nos dados coletados. A necessidade de uma solução mais eficiente e escalável tornou-se evidente à medida que a empresa expandia suas operações e enfrentava crescentes exigências regulatórias.
Em 2014, a Lilly começou a utilizar as ferramentas de Gestão de Auditoria e Inspeção da Benchmark Gensuite, uma decisão que marcou uma virada em sua abordagem às inspeções. A implementação foi metódica, envolvendo planejamento cuidadoso, treinamento e desenvolvimento de usuários locais de alta performance por meio de um modelo de treinamento de instrutores. Isso garantiu que os funcionários de todos os níveis estivessem preparados para usar o novo sistema de forma eficaz.
Desde a adoção do Benchmark Gensuite, há dez anos, a Lilly realizou mais de 154,000 inspeções até o momento, com um aumento constante no número de inspeções a cada ano. Os recursos móveis das ferramentas têm sido particularmente benéficos, permitindo que os inspetores realizem auditorias no local usando dispositivos móveis, reduzindo significativamente a necessidade de entrada manual de dados e registros em papel. "Os recursos móveis são excelentes, especialmente para nossas inspeções pontuais. Com as expansões, temos nos mantido muito, muito ocupados. Temos muitos projetos em andamento com novos prédios, novos locais e negócios que estamos lançando, então a capacidade dos funcionários de pegar um celular e fazer inspeções nesses projetos em campo é muito poderosa. É literalmente imitar o mundo real", compartilhou Tracy.
Uma das vantagens mais significativas do sistema Benchmark Gensuite é sua capacidade de centralizar e analisar dados de inspeção. Anteriormente, a unidade de negócios de ingredientes farmacêuticos ativos (IFA) da Lilly realizava inspeções diárias, que eram armazenadas em uma pasta grande e arquivadas na biblioteca de BPF. Após digitalizar o processo com o Benchmark Gensuite, no entanto, a equipe chegou a uma conclusão surpreendente.
"Depois de inserido no aplicativo Benchmark Gensuite, pudemos ver que passamos seis, oito, dez meses sem nenhuma descoberta", disse Traci Nicholson, Líder Sênior de Saúde e Segurança. "Ninguém voltava à biblioteca de BPF para consultar 10 meses de descobertas, mas eu consigo ver tudo aqui no painel." Essa percepção permitiu que reduzissem a frequência das inspeções de diária para semanal e, eventualmente, para mensal, liberando recursos para tarefas mais críticas.
Há e-mails semanais [com as descobertas] que geramos e enviamos às pessoas. Elas nem precisam pedir. Elas sempre têm essas informações disponíveis, liberando tempo para realmente minerar os dados dos seus resultados. Se eu não tiver que importunar as pessoas para que façam as coisas, enviá-las por correio e lembrá-las de fazerem outras coisas, e coisas assim, tenho mais tempo para analisar os resultados que estão lá. Isso libera a liderança para participar das caminhadas GEMBA e interagir com as pessoas.
Inicialmente, houve diferentes níveis de entusiasmo entre os funcionários pelas novas ferramentas. No entanto, após um programa piloto que incluiu diversos grupos de usuários — desde funcionários com conhecimento em tecnologia até aqueles céticos em relação a soluções digitais — todos os participantes reconheceram o valor do novo sistema. Isso levou ao que Traci Nicholson descreveu como uma "adoção contagiante", com funcionários de diferentes unidades passando a defender a aplicação mais ampla da ferramenta. "Aproveitar nossos usuários locais avançados nos ajudou a aumentar a visibilidade da nossa atividade de inspeção."
Quando lançamos isso pela primeira vez, fizemos um piloto com um pequeno grupo de pessoas, uma das quais era jovem e entendida de tecnologia. Uma pessoa disse: 'Me mandaram ficar aqui, só me digam o que eu preciso fazer'. E um rabugento com um celular de flip disse: 'Isso não vai funcionar, eu nunca vou conseguir dar suporte a isso'. E quando terminamos o piloto, todos voltaram e disseram: 'Isso é ótimo! Vocês avisaram a fulano que poderíamos usar isso aqui? As pessoas ficaram MUITO engajadas.'
A transição para o Benchmark Gensuite também permitiu que a Lilly abandonasse suas ferramentas anteriores, altamente personalizadas, que eram difíceis e caras de manter. Os fluxos de trabalho do Benchmark Gensuite, baseados nas melhores práticas e testados em campo, garantem que sua solução evolua continuamente para atender às suas necessidades. "As pessoas ficaram muito satisfeitas por termos algo muito mais intuitivo do que o aplicativo anterior que usávamos", acrescentou Tracy.
A parceria com a Benchmark Gensuite permitiu à Lilly não apenas otimizar seus processos de inspeção, mas também adotar uma abordagem mais estratégica e orientada por dados para a gestão de saúde e segurança.
O sucesso dessa implementação é evidente na redução significativa de tarefas manuais, na melhoria da precisão das inspeções e na capacidade de tomar decisões informadas com base em dados em tempo real. A Lilly também começou a utilizar a IA Describe-It para ajudar a linha de frente a redigir descrições mais abrangentes das constatações das inspeções. À medida que a Lilly continua a se expandir e evoluir, as ferramentas de Gestão de Auditoria e Inspeção da Benchmark Gensuite continuam sendo um componente essencial de sua estratégia de excelência operacional.
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