CASE STUDY
Document Management
INDUSTRIA
Prodotti da costruzione
QUARTIER GENERALE
Scottsdale, AZ
SITI
30+
DA
2021
65+
2,700+
1,300+
Sintesi dei risultati esecutivi
Carlisle Construction Materials ha implementato Benchmark Gensuite Doc Manager per sostituire un ambiente documentale frammentato con un sistema centralizzato di gestione documentale basato sul controllo delle versioni, sulla governance basata sulle autorizzazioni e sulla tracciabilità a lungo termine. Nel primo anno, il team di qualità ha completato oltre 65 revisioni di documenti, supportato più di 1,300 caricamenti di documenti e generato oltre 2,700 download dal repository gestito: una dimostrazione che un sistema di gestione documentale controllato, se configurato per soddisfare le reali esigenze operative, può raggiungere un'adozione duratura senza intoppi. Quella che era iniziata come un'iniziativa guidata dalla qualità ha rapidamente attirato i team EHS e di sicurezza, dimostrando come un'unica base di governance documentale possa essere scalabile a tutte le funzioni aziendali.
La produzione su larga scala richiede più della semplice archiviazione di documenti.
Carlisle Construction Materials LLC (CCM) è un produttore e fornitore diversificato di prodotti edili di alta qualità per i mercati dell'edilizia commerciale e residenziale, nonché leader riconosciuto nel settore delle coperture da quasi mezzo secolo. Il portafoglio prodotti di CCM comprende sistemi di copertura monostrato ad alte prestazioni, isolanti in poliisocianurato e polistirene espanso, sottostrati per tetti a falda e tecnologie edili correlate. Divisione di Carlisle Companies, l'organizzazione impiega oltre 3,800 persone e gestisce stabilimenti produttivi in Nord America ed Europa.
Carlisle è abbonata a Benchmark Gensuite dal 2021. In quanto azienda manifatturiera orientata ai processi e operante nei settori della qualità, della salute e sicurezza ambientale, della sostenibilità e della sicurezza dei processi, Carlisle genera un volume considerevole di documentazione controllata – procedure, standard, istruzioni di lavoro, SOP e documenti di programma – su cui i dipendenti fanno affidamento quotidianamente, che vengono esaminate dagli auditor e da cui dipendono i sistemi di gestione della qualità per garantire coerenza e tracciabilità. La sfida che Carlisle si trovava ad affrontare nella gestione documentale non era trovare un luogo migliore dove archiviare i file, bensì stabilire l'infrastruttura di governance necessaria a tali documenti.
Contesto industriale
Negli ambienti di produzione, il controllo dei documenti non è un problema di archiviazione. È un problema di governance, e i due aspetti richiedono soluzioni fondamentalmente diverse.
Quando l'archiviazione frammentata dei documenti compromette la fiducia nei documenti
Il team di qualità di Carlisle necessitava di un sistema di controllo documentale in grado di mettere ordine in un ambiente documentale sempre più difficile da gestire. I documenti controllati erano distribuiti tra SharePoint, repository di sostenibilità, sistemi di qualità e diverse aree funzionali. In pratica, ciò creava un problema operativo ricorrente: i team non erano in grado di determinare con certezza se il documento che avevano di fronte riflettesse la revisione più recente approvata, o se siti o gruppi diversi facessero riferimento a versioni diverse della stessa procedura.
La sfida non consisteva semplicemente nel luogo in cui erano archiviati i documenti, ma nella possibilità per l'organizzazione di fidarsi di essi.
Come ha descritto Kayla Marcum, Senior Customer Success Manager di Benchmark Gensuite, il punto di partenza di Carlisle: "I documenti erano sparsi ovunque... SharePoint, sostenibilità, diverse funzioni. Il team non sapeva sempre quale fosse l'ultima versione."
Le lacune nella governance erano reali e si stavano aggravando. Senza un sistema centralizzato di gestione documentale, Carlisle non era in grado di distinguere tra revisioni principali e secondarie, non poteva imporre controlli di accesso coerenti, non poteva preservare una cronologia delle versioni affidabile e non poteva fornire ai dipendenti un'unica fonte attendibile per i contenuti controllati di cui avevano bisogno per svolgere il proprio lavoro. Con l'aumento del volume dei documenti e il coinvolgimento di un numero maggiore di funzioni, mantenere la coerenza attraverso repository scollegati è diventato operativamente insostenibile.
Carlisle necessitava di un sistema di gestione documentale in grado di centralizzare i contenuti controllati, applicare controlli di governance, supportare una gestione delle revisioni allineata agli standard di qualità e creare una base scalabile che altre funzioni, tra cui EHS e sicurezza, potessero adottare nel tempo.
Document Manager soddisfa al meglio i requisiti di gestione documentale di Carlisle. Grazie alla stretta collaborazione con Benchmark, sono state implementate con successo funzionalità specifiche non originariamente disponibili in Document Manager. Questa collaborazione ha consentito un'adozione agevole della piattaforma.
Eric Gatmaitan — Responsabile del sistema di gestione della qualità, Carlisle Construction Materials
Configurazione di un sistema di gestione documentale in base a reali esigenze di governance.
L'implementazione di successo di un sistema di gestione documentale dipende tanto dalla preparazione operativa quanto dalla configurazione del software. Eric Gatmaitan, responsabile interno del progetto presso Carlisle, ha svolto un ruolo centrale in questa preparazione, occupandosi dell'inventario dei documenti esistenti, dell'identificazione dei requisiti di governance e della definizione delle priorità per le funzionalità necessarie al sistema per supportare le operazioni di qualità fin dal primo giorno. Questa preparazione interna ha permesso al team di progetto di concentrarsi sulla configurazione anziché sulla fase di analisi.
Anziché considerare Doc Manager come un semplice archivio di file generico, Carlisle e il team di Benchmark Gensuite hanno lavorato insieme per definire come la piattaforma dovesse allinearsi alle specifiche esigenze di controllo dei documenti dell'organizzazione. La collaborazione è stata iterativa e orientata ai risultati, con diversi perfezionamenti apportati dopo l'implementazione iniziale, tra cui modifiche ai requisiti del piè di pagina dei documenti per rispecchiare meglio gli standard operativi di Carlisle.
L'attuazione ha affrontato diverse priorità di governance interconnesse:
1
Logica di revisione maggiore e minore
Configurare il sistema in modo da distinguere tra modifiche procedurali sostanziali e aggiornamenti di documenti di minore entità, consentendo una gestione delle modifiche più precisa senza sovrastimare l'importanza delle revisioni.
2
Controllo delle versioni e cronologia dei documenti
Creare un registro delle versioni tracciabile in modo che i team possano comprendere l'evoluzione dei documenti e accedere alle versioni precedenti quando necessario.
3
Miglioramenti al piè di pagina del documento
Perfezionamento iterativo dei requisiti del piè di pagina per soddisfare gli standard di governance di Carlisle, inclusi gli aggiustamenti post-implementazione che hanno meglio allineato il sistema alle aspettative operative.
4
Gestione delle autorizzazioni e degli accessi
Implementare controlli di accesso basati sui ruoli per garantire che solo le persone autorizzate possano visualizzare, gestire e aggiornare la documentazione specifica, proteggendo al contempo i contenuti sensibili o riservati.
5
Organizzazione dei documenti basata sulle collezioni
Strutturare i contenuti in raccolte valide per l'intera azienda e in raccolte specifiche per funzione, che rispecchiassero sia la logica operativa sia i requisiti di accesso.
6
Strategia di adozione da parte degli utenti
Progettare l'implementazione in modo da ridurre al minimo gli attriti, assicurandosi che le decisioni di configurazione supportino il modo in cui i dipendenti lavorano effettivamente, anziché costringere gli utenti a un modello di processo rigido.
Il risultato di questo approccio collaborativo è stato un sistema di gestione documentale che rispecchiava i requisiti di governance di Carlisle fin dalla fase di implementazione, anziché richiedere ai team di adattare i propri processi per integrare lo strumento.
Un sistema centralizzato di gestione documentale progettato per la governance, il controllo delle versioni e la scalabilità interfunzionale.
1
Stabilire un'unica fonte di verità per i documenti controllati.
Il consolidamento dei contenuti controllati in un unico ambiente gestito ha fornito a Carlisle una base affidabile per la revisione, la manutenzione, l'archiviazione e l'accesso ai documenti. Invece di affidarsi a più repository scollegati, i dipendenti potevano individuare la documentazione approvata tramite un sistema centralizzato di gestione documentale progettato specificamente per i contenuti controllati, eliminando l'incertezza sulle versioni che caratterizzava l'ambiente precedente.
2
Rafforzamento del controllo delle revisioni con le versioni principali e secondarie.
Il controllo delle versioni si è rivelato il requisito operativo più importante per il team di qualità. L'implementazione ha stabilito un framework di revisione che distingue tra aggiornamenti principali e modifiche minori, consentendo ai team di comprendere non solo che un documento era cambiato, ma anche in che misura.
"Le revisioni, sia maggiori che minori, erano fondamentali per loro... invece di passare dalla versione due alla tre, una revisione minore poteva essere la versione 2.1."
Kayla Marcum — Responsabile senior del successo dei clienti, Benchmark Gensuite
3
Organizzazione dei documenti tramite raccolte e accesso basato su autorizzazioni.
Carlisle ha organizzato i documenti in raccolte allineate alle funzioni aziendali e ai requisiti di accesso. I controlli delle autorizzazioni hanno permesso all'organizzazione di stabilire chi poteva visualizzare, gestire o aggiornare specifici documenti, creando un modello di governance che ha migliorato sia l'organizzazione dei documenti sia la responsabilità degli accessi. Con il consolidarsi di questa struttura, i team EHS e di sicurezza hanno iniziato a utilizzare il sistema, dimostrando come un'iniziativa di gestione documentale orientata alla qualità possa creare una base di governance che altre funzioni possono adottare.
4
Collegamento dei documenti controllati ai flussi di lavoro operativi
Doc Manager è integrato in tutta la piattaforma Benchmark Gensuite, consentendo agli utenti di allegare documenti controllati direttamente alle attività operative (audit, ispezioni, gestione degli incidenti, azioni correttive) utilizzando riferimenti di documento basati su ID che rimangono intatti anche se i documenti vengono riorganizzati all'interno del repository. Ciò garantisce un'unica fonte di documentazione controllata all'interno dei flussi di lavoro in cui i dipendenti ne hanno effettivamente bisogno.
"Ogni volta che visualizzi la sezione "Aggiungi allegato", vedrai anche la funzione "Allega da Gestione documenti"."
Laura Fiume — Vicepresidente associata, Soluzioni strategiche e crescita, Benchmark Gensuite
L'implementazione ha inoltre permesso a Carlisle di sfruttare Ask Genny AI, la funzionalità di ricerca e riassunto basata sull'intelligenza artificiale di Benchmark Gensuite integrata in Doc Manager. Gli utenti possono cercare nel repository dei documenti per parola chiave, identificare i documenti controllati pertinenti e visualizzare i riassunti generati dall'IA prima di aprire o scaricare i file, aiutando i dipendenti a individuare rapidamente i contenuti approvati senza dover uscire dall'ambiente di gestione dei documenti.
Adozione costante, governance più solida e le basi per il controllo documentale a livello aziendale.
Nel primo anno di implementazione, il team di controllo qualità di Carlisle ha completato oltre 65 revisioni di documenti, supportato più di 1,300 caricamenti di documenti, tra cui contenuti controllati nuovi e modificati, e generato oltre 2,700 download dal repository di Doc Manager. Questi dati dimostrano che il sistema di gestione documentale viene utilizzato attivamente dai dipendenti, e non si tratta di un sistema che esiste solo in teoria ma viene aggirato nella pratica.
I risultati operativi sono andati oltre le metriche di adozione. Le basi di governance che Carlisle ha stabilito attraverso questa implementazione hanno affrontato le principali sfide che l'organizzazione aveva portato al progetto.
Oltre 65 revisioni di documenti completate entro 12 mesi dall'implementazione.
Negli ultimi 6 mesi sono stati caricati oltre 1,300 documenti, tra nuovi contenuti e contenuti modificati.
Oltre 2,700 download di documenti dal repository governato
Documenti controllati centralizzati in oltre 30 sedi.
Gestione delle revisioni maggiori e minori in linea con le aspettative di governance della qualità.
I team EHS e di sicurezza interagiscono attivamente con la piattaforma di gestione documentale.
Lancio a basso attrito supportato da una configurazione su misura e da un perfezionamento iterativo.
Documenti controllati collegati ai flussi di lavoro operativi tramite riferimenti in tempo reale a Doc Manager.
Come Carlisle ha evoluto il suo ambiente di controllo dei documenti
| PRIMA | DOPO |
|---|---|
| Documenti distribuiti tra SharePoint, repository di sostenibilità e molteplici sistemi funzionali. | Documenti controllati gestiti all'interno di un sistema centralizzato di gestione documentale accessibile da oltre 30 sedi. |
| Non esiste un metodo coerente per determinare se i team stessero utilizzando la revisione approvata corrente. | Cronologia delle versioni e stato delle revisioni visibili all'interno di un unico sistema gestito. |
| Non si fa distinzione tra modifiche procedurali sostanziali e aggiornamenti minori dei documenti. | Gestione delle revisioni maggiori e minori in linea con i requisiti di governance della qualità |
| Controlli di accesso incoerenti e pratiche variabili di gestione della proprietà dei documenti. | Governance basata sulle autorizzazioni con accesso controllato a livello di raccolta |
| Documenti organizzati in modo incoerente in repository e funzioni scollegati | Struttura basata sulle collezioni, allineata alle funzioni aziendali e ai requisiti di governance. |
| Documenti controllati scollegati dai flussi di lavoro operativi | Riferimenti in tempo reale a Live Doc Manager integrati in audit, ispezioni, azioni correttive e gestione degli incidenti. |
| La gestione documentale è limitata alla funzione di qualità. | I team EHS e di sicurezza adottano attivamente la piattaforma man mano che la base di governance si espande |
Risultato per il cliente
"Con tutti questi cambiamenti, l'adozione da parte loro è risultata estremamente agevole."
Kayla Marcum — Responsabile senior del successo dei clienti, Benchmark Gensuite
Cosa possono imparare i responsabili della qualità e delle operazioni dall'esperienza di Carlisle
L'implementazione del sistema di gestione documentale di Carlisle ha messo in luce diverse lezioni operative rilevanti per qualsiasi organizzazione che valuti il livello di maturità della governance documentale.
I sistemi di gestione documentale stanno diventando l'infrastruttura di governance aziendale
L'esperienza di Carlisle riflette un più ampio cambiamento operativo in atto nei programmi di qualità, salute, sicurezza e ambiente (EHS) e sostenibilità nei settori manifatturieri e ad alta intensità di processo. Le organizzazioni che inizialmente gestivano i documenti controllati tramite SharePoint, unità condivise o repository specifici per funzione, si stanno rendendo conto sempre più spesso che l'archiviazione dei documenti e la governance dei documenti sono discipline fondamentalmente diverse e che il divario tra di esse crea un rischio operativo reale.
Con l'evoluzione delle aspettative normative e l'intensificarsi dei controlli di audit, i sistemi di gestione della qualità, i programmi EHS e le funzioni di conformità operativa sono tenuti a rispettare standard più elevati in termini di tracciabilità dei documenti, responsabilità delle versioni e controllo degli accessi. Un sistema di gestione documentale progettato specificamente per questi requisiti offre funzionalità che le piattaforme generiche di archiviazione file non possono garantire:
La misura di un sistema di gestione documentale non è il numero di documenti che archivia, bensì la fiducia che l'organizzazione ripone in tali documenti e la coerenza operativa, la preparazione agli audit e la maturità della governance che tale fiducia consente.
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