ÉTUDE DE CAS
Gestion de documents
INDUSTRIE
Produits de construction
SIÈGE
Scottsdale, AZ
DES SITES
30
DEPUIS
2021
65
2,700
1,300
Résumé des résultats de la direction
Carlisle Construction Materials a mis en œuvre Benchmark Gensuite Doc Manager afin de remplacer son environnement documentaire fragmenté par un système de gestion documentaire centralisé, articulé autour du contrôle de version, d'une gouvernance basée sur les permissions et d'une traçabilité à long terme. Dès la première année, l'équipe qualité a réalisé plus de 65 revues de documents, pris en charge plus de 1 300 chargements et généré plus de 2 700 téléchargements depuis le référentiel contrôlé. Ces résultats prouvent qu'un système de gestion documentaire maîtrisé, configuré pour répondre aux besoins opérationnels réels, peut être adopté durablement et sans difficulté. Initialement axée sur la qualité, l'initiative a rapidement séduit les équipes HSE et sécurité, démontrant ainsi comment une plateforme unique de gouvernance documentaire peut être déployée à l'échelle de l'entreprise.
La production à grande échelle exige bien plus que du stockage de documents.
Carlisle Construction Materials LLC (CCM) est un fabricant et fournisseur diversifié de produits de construction haut de gamme destinés aux marchés de la construction commerciale et résidentielle, et un chef de file reconnu dans l'industrie de la toiture depuis près d'un demi-siècle. La gamme de produits CCM comprend des systèmes de toiture monocouche haute performance, des isolants en polyisocyanurate et en polystyrène expansé, des sous-couches pour toitures à forte pente et des technologies de construction connexes. Filiale de Carlisle Companies, l'entreprise emploie plus de 3 800 personnes et exploite des usines de fabrication en Amérique du Nord et en Europe.
Carlisle est abonné à Benchmark Gensuite depuis 2021. En tant que fabricant axé sur les processus et opérant dans les domaines de la qualité, de l'environnement, de la santé et de la sécurité, du développement durable et de la sécurité des procédés, Carlisle génère un volume considérable de documents contrôlés : procédures, normes, instructions de travail, PON et documents de programme. Ces documents sont utilisés quotidiennement par les employés, examinés par les auditeurs et essentiels au bon fonctionnement des systèmes de gestion de la qualité, garantissant ainsi cohérence et traçabilité. Le défi de la gestion documentaire auquel Carlisle était confronté ne résidait pas dans la recherche d'un meilleur emplacement de stockage, mais dans la mise en place de l'infrastructure de gouvernance nécessaire à ces documents.
Contexte de l'industrie
Dans les environnements de production, la gestion documentaire n'est pas un problème de stockage. C'est un problème de gouvernance, et les deux requièrent des solutions fondamentalement différentes.
Quand le stockage fragmenté des documents compromet la confiance dans les documents
L'équipe qualité de Carlisle avait besoin d'un système de gestion documentaire capable d'organiser un environnement documentaire devenu de plus en plus difficile à gouverner. Les documents contrôlés étaient dispersés entre SharePoint, les référentiels de développement durable, les systèmes qualité et de multiples services. En pratique, cela engendrait un problème opérationnel récurrent : les équipes ne pouvaient pas déterminer avec certitude si le document qu'elles consultaient reflétait la version approuvée la plus récente, ni si différents sites ou groupes faisaient référence à différentes versions d'une même procédure.
Le défi n'était pas simplement de savoir où se trouvaient les documents. Il s'agissait de savoir si l'organisation pouvait leur faire confiance.
Comme l'a décrit Kayla Marcum, responsable principale de la réussite client chez Benchmark Gensuite, à propos de la situation initiale de Carlisle : « Les documents étaient éparpillés partout… SharePoint, développement durable, plusieurs fonctions différentes. L'équipe ne savait pas toujours quelle était la dernière version. »
Les lacunes en matière de gouvernance étaient bien réelles et s'aggravaient. Sans système centralisé de gestion documentaire, Carlisle ne pouvait distinguer les révisions majeures des mineures, ni appliquer des contrôles d'accès cohérents, ni conserver un historique des versions fiable, ni fournir aux employés une source unique et sûre pour les contenus contrôlés nécessaires à leur travail. À mesure que le volume de documents augmentait et que de nouvelles fonctions étaient impliquées, le maintien de la cohérence via des référentiels disparates est devenu opérationnellement intenable.
Carlisle avait besoin d'un système de gestion documentaire capable de centraliser le contenu contrôlé, d'appliquer des contrôles de gouvernance, de prendre en charge la gestion des révisions alignée sur la qualité et de créer une base évolutive que d'autres fonctions — notamment l'environnement, la santé et la sécurité — pourraient adopter au fil du temps.
Document Manager répond parfaitement aux besoins de Carlisle en matière de gestion documentaire. Grâce à une étroite collaboration avec Benchmark, des fonctionnalités spécifiques, initialement absentes de Document Manager, ont pu être implémentées avec succès. Cette collaboration a permis une adoption rapide et aisée de la plateforme.
Eric Gatmaitan — Responsable du système de gestion de la qualité, Carlisle Construction Materials
Configurer un système de gestion documentaire en fonction des exigences réelles de gouvernance
La réussite de la mise en œuvre d'un système de gestion documentaire repose autant sur la préparation opérationnelle que sur la configuration logicielle. Eric Gatmaitan, chef de projet interne chez Carlisle, a joué un rôle essentiel dans cette préparation : inventaire des documents existants, identification des exigences de gouvernance et priorisation des fonctionnalités nécessaires au système pour garantir des opérations de qualité dès le premier jour. Cette préparation interne a permis à l'équipe projet de se concentrer sur la configuration plutôt que sur la phase d'analyse.
Plutôt que de considérer Doc Manager comme un simple système de gestion de fichiers, Carlisle et l'équipe de Benchmark Gensuite ont travaillé ensemble pour adapter la plateforme aux exigences spécifiques de l'organisation en matière de contrôle documentaire. Cette collaboration itérative et axée sur les résultats a permis d'apporter plusieurs améliorations après le déploiement initial, notamment en ajustant les exigences relatives au pied de page des documents afin de mieux refléter les normes opérationnelles de Carlisle.
La mise en œuvre a permis de répondre à plusieurs priorités de gouvernance interdépendantes :
1
logique de révision majeure et mineure
Configurer le système pour faire la distinction entre les modifications de procédure importantes et les mises à jour de documents mineures — permettant une gestion des changements plus précise sans surestimer l'importance des révisions.
2
Contrôle des versions et historique des documents
Mise en place d'un système de suivi des versions permettant aux équipes de comprendre l'évolution des documents et d'accéder aux versions précédentes en cas de besoin.
3
Améliorations du pied de page du document
Amélioration itérative des exigences du pied de page pour répondre aux normes de gouvernance de Carlisle, y compris des ajustements post-déploiement qui ont permis de mieux aligner le système sur les attentes opérationnelles.
4
Gestion des autorisations et des accès
Mise en place de contrôles d'accès basés sur les rôles afin de garantir que les personnes autorisées puissent consulter, gérer et mettre à jour des documents spécifiques, tout en protégeant les contenus sensibles ou confidentiels.
5
Organisation documentaire basée sur les collections
Structuration du contenu en collections transversales et spécifiques à chaque fonction, reflétant à la fois la logique opérationnelle et les exigences d'accès.
6
stratégie d'adoption par les utilisateurs
Concevoir le déploiement de manière à réduire les frictions — en veillant à ce que les décisions de configuration soutiennent la façon dont les employés travaillent réellement plutôt que de contraindre les utilisateurs à un modèle de processus rigide.
Cette approche collaborative a permis de mettre en place un système de gestion documentaire qui reflétait les exigences de gouvernance de Carlisle dès son déploiement, sans obliger les équipes à adapter leurs processus à l'outil.
Un système centralisé de gestion documentaire conçu pour la gouvernance, le contrôle des versions et une utilisation à grande échelle interfonctionnelle.
1
Établir une source unique de vérité pour les documents contrôlés
La consolidation des contenus contrôlés dans un environnement unique et gouverné a permis à Carlisle de se doter d'une base fiable pour la révision, la maintenance, l'archivage et l'accès aux documents. Au lieu de s'appuyer sur de multiples référentiels non connectés, les employés peuvent désormais trouver la documentation approuvée grâce à un système de gestion documentaire centralisé, conçu spécifiquement pour les contenus contrôlés, éliminant ainsi l'incertitude liée aux versions qui caractérisait l'environnement précédent.
2
Renforcement du contrôle des révisions avec versionnage majeur et mineur
Le contrôle des versions s'est révélé être l'exigence opérationnelle la plus importante pour l'équipe qualité. Sa mise en œuvre a permis d'établir un cadre de révision distinguant les mises à jour majeures des modifications mineures, ce qui a permis aux équipes de comprendre non seulement qu'un document avait été modifié, mais aussi l'ampleur de ces modifications.
« Les révisions majeures et mineures étaient vraiment essentielles pour eux… au lieu de passer de la version deux à la version trois, une révision mineure pouvait être la version 2.1. »
Kayla Marcum — Responsable principale de la réussite client, Benchmark Gensuite
3
Organisation des documents par collections et accès basé sur les autorisations
Carlisle a organisé ses documents en collections alignées sur les fonctions métiers et les exigences d'accès. Un système de contrôle des autorisations a permis à l'organisation de définir qui pouvait consulter, gérer ou mettre à jour des documents spécifiques, créant ainsi un modèle de gouvernance qui a amélioré l'organisation des documents et la responsabilisation en matière d'accès. À mesure que cette structure s'est développée, les équipes HSE et sécurité ont commencé à utiliser le système, démontrant ainsi comment une initiative de gestion documentaire axée sur la qualité peut servir de base à la gouvernance pour d'autres fonctions.
4
Lier les documents contrôlés aux flux de travail opérationnels
Doc Manager est intégré à l'ensemble de la plateforme Benchmark Gensuite, permettant aux utilisateurs de joindre des documents contrôlés directement aux activités opérationnelles (audits, inspections, gestion des incidents, actions correctives) grâce à des références documentaires dynamiques basées sur des identifiants, qui restent intactes même en cas de réorganisation des documents dans le référentiel. Ceci garantit une source unique et contrôlée de documentation au sein des flux de travail, là où les employés en ont réellement besoin.
« Chaque fois que vous verrez la section Ajouter une pièce jointe, vous verrez la fonction Joindre depuis le Gestionnaire de documents. »
Laura Fiume — Vice-présidente associée, Solutions stratégiques et croissance, Benchmark Gensuite
Cette mise en œuvre a également permis à Carlisle de tirer parti d'Ask Genny AI, la fonctionnalité de recherche et de synthèse par IA de Benchmark Gensuite intégrée à Doc Manager. Les utilisateurs peuvent ainsi effectuer des recherches dans le référentiel documentaire par mot-clé, identifier les documents contrôlés pertinents et consulter des résumés générés par l'IA avant d'ouvrir ou de télécharger les fichiers. Les employés peuvent ainsi localiser rapidement le contenu approuvé sans quitter l'environnement documentaire contrôlé.
Adoption durable, gouvernance renforcée et fondement d'un contrôle documentaire à l'échelle de l'entreprise
Au cours de la première année de déploiement, l'équipe qualité de Carlisle a réalisé plus de 65 revues de documents, pris en charge plus de 1 300 chargements de documents (contenus contrôlés nouveaux et révisés) et généré plus de 2 700 téléchargements depuis le référentiel Doc Manager. Ces chiffres témoignent d'un système de gestion documentaire activement utilisé par les employés, et non d'un système théorique contourné dans la pratique.
Les résultats opérationnels ont dépassé le simple cadre des indicateurs d'adoption. La gouvernance mise en place par Carlisle grâce à cette implémentation a permis de répondre aux principaux défis que l'organisation avait rencontrés dans le cadre du projet.
Plus de 65 revues de documents réalisées dans les 12 mois suivant le déploiement
Plus de 1 300 documents ont été téléchargés en tant que contenu nouveau ou révisé en 6 mois.
Plus de 2 700 téléchargements de documents depuis le dépôt géré
Documents contrôlés centralisés sur plus de 30 sites
Gestion des révisions majeures et mineures conforme aux exigences de gouvernance de la qualité
Les équipes EHS et sécurité utilisent activement la plateforme de gestion documentaire
Déploiement sans friction grâce à une configuration sur mesure et à un perfectionnement itératif
Documents contrôlés liés aux flux de travail opérationnels via des références Doc Manager en direct
Comment Carlisle a fait évoluer son environnement de contrôle des documents
| AVANT DE | APRÈS |
|---|---|
| Documents répartis entre SharePoint, des référentiels de développement durable et de multiples systèmes fonctionnels | Documents contrôlés gérés au sein d'un système de gestion documentaire centralisé, accessible depuis plus de 30 sites. |
| Il n'existe aucun moyen fiable de déterminer si les équipes utilisaient la version approuvée en vigueur. | L'historique des versions et l'état des révisions sont visibles au sein d'un système unique et gouverné. |
| Aucune distinction n'est faite entre les changements de procédure majeurs et les mises à jour mineures de documents. | Gestion des révisions majeures et mineures conforme aux exigences de gouvernance de la qualité |
| Contrôles d'accès incohérents et pratiques de propriété des documents variables | Gouvernance basée sur les autorisations avec accès contrôlé au niveau de la collection |
| Documents organisés de manière incohérente entre des référentiels et des fonctions non connectés | Structure basée sur les collections, alignée sur les fonctions commerciales et les exigences de gouvernance |
| Documents contrôlés déconnectés des flux de travail opérationnels | Références Live Doc Manager intégrées aux audits, inspections, actions correctives et gestion des incidents |
| La gouvernance documentaire se limite à la fonction qualité | Les équipes EHS et sécurité adoptent activement la plateforme à mesure que le cadre de gouvernance se développe. |
Résultat client
« Tous ces changements ont permis une adoption très facile pour eux. »
Kayla Marcum — Responsable principale de la réussite client, Benchmark Gensuite
Ce que les responsables qualité et opérations peuvent tirer de l'expérience de Carlisle
La mise en œuvre du système de gestion documentaire de Carlisle fait ressortir plusieurs enseignements opérationnels pertinents pour toute organisation évaluant sa maturité en matière de gouvernance documentaire.
Les systèmes de gestion documentaire deviennent une infrastructure de gouvernance d'entreprise
L'expérience de Carlisle illustre une évolution opérationnelle plus large qui touche les programmes de qualité, d'environnement, de santé et de sécurité (EHS) et de développement durable dans les industries manufacturières et à forte intensité de processus. Les organisations qui géraient initialement les documents contrôlés via SharePoint, des lecteurs partagés ou des référentiels spécifiques à une fonction constatent de plus en plus que le stockage et la gouvernance des documents sont deux disciplines fondamentalement différentes, et que le fossé entre les deux engendre un réel risque opérationnel.
Face à l'évolution des exigences réglementaires et au renforcement des audits, les systèmes de gestion de la qualité, les programmes SSE et les fonctions de conformité opérationnelle sont soumis à des normes plus strictes en matière de traçabilité des documents, de gestion des versions et de contrôle d'accès. Un système de gestion documentaire conçu spécifiquement pour répondre à ces exigences offre des fonctionnalités que les plateformes de stockage de fichiers classiques ne peuvent pas fournir.
La mesure d'un système de gestion documentaire ne réside pas dans le nombre de documents qu'il stocke, mais dans la confiance que l'organisation accorde à ces documents, et dans la cohérence opérationnelle, la préparation aux audits et la maturité de la gouvernance que cette confiance permet.
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