FALLSTUDIE
Dokumentenmanagement
INDUSTRIE
Bauprodukte
HAUPTSITZ
Scottsdale, AZ
SEITEN
30+
SCHON SEIT
2021
65+
2,700+
1,300+
Zusammenfassung der Managementergebnisse
Carlisle Construction Materials implementierte Benchmark Gensuite Doc Manager, um eine fragmentierte Dokumentenumgebung durch ein zentralisiertes Dokumentenmanagementsystem zu ersetzen, das auf Versionskontrolle, berechtigungsbasierter Governance und langfristiger Rückverfolgbarkeit basiert. Innerhalb des ersten Jahres führte das Qualitätsteam über 65 Dokumentenprüfungen durch, unterstützte mehr als 1,300 Dokumenten-Uploads und generierte über 2,700 Downloads aus dem verwalteten Repository – ein Beweis dafür, dass ein kontrolliertes Dokumentenmanagementsystem, das auf die tatsächlichen betrieblichen Anforderungen zugeschnitten ist, eine nachhaltige und reibungslose Akzeptanz erreichen kann. Was als qualitätsorientierte Initiative begann, zog schnell auch die EHS- und Sicherheitsteams an und demonstrierte, wie eine einheitliche Dokumenten-Governance-Grundlage unternehmensweit skalierbar ist.
Die Fertigung im großen Maßstab erfordert mehr als nur Dokumentenspeicherung.
Carlisle Construction Materials LLC (CCM) ist ein vielseitiger Hersteller und Lieferant hochwertiger Bauprodukte für den Gewerbe- und Wohnungsbau und seit fast einem halben Jahrhundert ein anerkannter Marktführer in der Dachdeckerbranche. Das Produktportfolio von CCM umfasst Hochleistungs-Dachsysteme, Polyisocyanurat- und expandiertes Polystyrol-Dämmstoffe, Unterspannbahnen für Steildächer sowie verwandte Bautechnologien. Als Teil der Carlisle Companies beschäftigt das Unternehmen mehr als 3,800 Mitarbeiter und betreibt Produktionsstätten in Nordamerika und Europa.
Carlisle nutzt Benchmark Gensuite seit 2021. Als prozessorientierter Hersteller mit Fokus auf Qualität, Umwelt-, Gesundheits- und Arbeitsschutz, Nachhaltigkeit und Anlagensicherheit erstellt Carlisle eine große Menge an kontrollierter Dokumentation – Verfahren, Standards, Arbeitsanweisungen, Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und Programmdokumente –, auf die sich die Mitarbeiter täglich verlassen, die von Auditoren geprüft wird und die für Konsistenz und Rückverfolgbarkeit der Qualitätsmanagementsysteme unerlässlich ist. Die Herausforderung im Dokumentenmanagement für Carlisle bestand nicht darin, einen besseren Speicherort für die Dateien zu finden, sondern darin, die für diese Dokumente notwendige Governance-Infrastruktur zu etablieren.
Branchenkontext
In Produktionsumgebungen ist die Dokumentenverwaltung kein Speicherproblem, sondern ein Governance-Problem – und beides erfordert grundlegend unterschiedliche Lösungen.
Wenn fragmentierte Dokumentenspeicherung das Vertrauen in Dokumente untergräbt
Das Qualitätsteam von Carlisle benötigte ein Dokumentenmanagementsystem, das Ordnung in die zunehmend unübersichtliche Dokumentenlandschaft bringen sollte. Die Dokumente waren über SharePoint, Nachhaltigkeitsdatenbanken, Qualitätssysteme und verschiedene Funktionsbereiche verteilt. Dies führte in der Praxis zu einem wiederkehrenden Problem: Die Teams konnten nicht zuverlässig feststellen, ob das vorliegende Dokument die aktuellste genehmigte Version darstellte oder ob verschiedene Standorte oder Gruppen unterschiedliche Versionen desselben Verfahrens verwendeten.
Die Herausforderung bestand nicht einfach darin, wo die Dokumente aufbewahrt wurden. Es ging vielmehr darum, ob die Organisation ihnen vertrauen konnte.
Kayla Marcum, Senior Customer Success Manager bei Benchmark Gensuite, beschrieb Carlisles Ausgangssituation so: „Die Dokumente waren überall verstreut… SharePoint, Nachhaltigkeit, verschiedene Funktionen. Das Team wusste nicht immer, was die aktuellste Version war.“
Die Governance-Lücken waren real und verschärften sich. Ohne ein zentrales Dokumentenmanagementsystem konnte Carlisle nicht zwischen Haupt- und Nebenrevisionen unterscheiden, keine einheitlichen Zugriffskontrollen durchsetzen, keine verlässliche Versionshistorie führen und den Mitarbeitern keine zentrale, vertrauenswürdige Quelle für die benötigten kontrollierten Inhalte bereitstellen. Mit zunehmendem Dokumentenvolumen und der Einbindung weiterer Funktionen erwies sich die Aufrechterhaltung der Konsistenz durch voneinander getrennte Repositories als betrieblich nicht mehr tragbar.
Carlisle benötigte ein Dokumentenmanagementsystem, das kontrollierte Inhalte zentralisieren, Governance-Kontrollen durchsetzen, ein qualitätsorientiertes Revisionsmanagement unterstützen und eine skalierbare Grundlage schaffen konnte, die andere Funktionen – einschließlich EHS und Sicherheit – im Laufe der Zeit übernehmen konnten.
Document Manager erfüllt die Anforderungen von Carlisle an das Dokumentenmanagement optimal. Durch die enge Zusammenarbeit mit Benchmark konnten spezifische, ursprünglich in Document Manager nicht verfügbare Funktionen erfolgreich implementiert werden. Diese Kooperation ermöglichte eine reibungslose Einführung der Plattform.
Eric Gatmaitan – Qualitätsmanagementsystemmanager, Carlisle Construction Materials
Konfiguration eines Dokumentenmanagementsystems gemäß den realen Governance-Anforderungen
Eine erfolgreiche Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems hängt ebenso sehr von der operativen Vorbereitung wie von der Softwarekonfiguration ab. Eric Gatmaitan, der interne Projektleiter von Carlisle, spielte dabei eine zentrale Rolle: Er erfasste die vorhandenen Dokumente, identifizierte die Governance-Anforderungen und half bei der Priorisierung der Systemfunktionen, die für einen reibungslosen Ablauf vom ersten Tag an notwendig waren. Dank dieser internen Vorbereitung konnte sich das Projektteam auf die Konfiguration anstatt auf die Analyse konzentrieren.
Anstatt Doc Manager als generisches Dateirepository zu nutzen, erarbeiteten Carlisle und das Benchmark Gensuite-Team gemeinsam, wie die Plattform an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens an die Dokumentenverwaltung angepasst werden konnte. Die Zusammenarbeit war iterativ und ergebnisorientiert, wobei nach der ersten Implementierung mehrere Optimierungen vorgenommen wurden – darunter Anpassungen der Anforderungen an die Dokumentfußzeile, um die betrieblichen Standards von Carlisle besser widerzuspiegeln.
Die Umsetzung berücksichtigte mehrere miteinander verbundene Prioritäten der Regierungsführung:
1
Logik der Haupt- und Nebenrevisionen
Das System wird so konfiguriert, dass zwischen wesentlichen Verfahrensänderungen und kleineren Dokumentenaktualisierungen unterschieden wird – dies ermöglicht ein präziseres Änderungsmanagement, ohne die Bedeutung von Änderungen zu überbewerten.
2
Versionskontrolle und Dokumentenhistorie
Einrichtung eines nachvollziehbaren Versionsprotokolls, damit Teams die Dokumentenentwicklung nachvollziehen und bei Bedarf auf frühere Versionen zugreifen können.
3
Verbesserungen der Dokumentfußzeile
Iterative Verfeinerung der Footer-Anforderungen, um die Governance-Standards von Carlisle zu erfüllen, einschließlich Anpassungen nach der Implementierung, die das System besser an die betrieblichen Erwartungen anpassen.
4
Berechtigungs- und Zugriffsverwaltung
Die Implementierung rollenbasierter Zugriffskontrollen soll sicherstellen, dass die richtigen Personen bestimmte Dokumente einsehen, verwalten und aktualisieren können – und gleichzeitig sensible oder eingeschränkte Inhalte schützen.
5
dokumentenbasierte Organisation von Sammlungen
Die Inhalte wurden in unternehmensweite und funktionsspezifische Sammlungen strukturiert, die sowohl die betriebliche Logik als auch die Zugriffsanforderungen widerspiegelten.
6
Strategie zur Nutzerakzeptanz
Die Einführung sollte so gestaltet werden, dass Reibungsverluste minimiert werden – es sollte sichergestellt werden, dass die Konfigurationsentscheidungen die tatsächliche Arbeitsweise der Mitarbeiter unterstützen und nicht die Benutzer in ein starres Prozessmodell zwingen.
Das Ergebnis dieses kollaborativen Ansatzes war ein Dokumentenmanagementsystem, das von Anfang an die Governance-Anforderungen von Carlisle widerspiegelte – anstatt von den Teams zu verlangen, ihre Prozesse an das Tool anzupassen.
Ein zentralisiertes Dokumentenmanagementsystem, das für Governance, Versionskontrolle und funktionsübergreifende Skalierbarkeit entwickelt wurde.
1
Schaffung einer einzigen verlässlichen Datenquelle für kontrollierte Dokumente
Die Zusammenführung kontrollierter Inhalte in einer einzigen verwalteten Umgebung bot Carlisle eine zuverlässige Grundlage für Dokumentenprüfung, -pflege, -archivierung und -zugriff. Anstatt auf mehrere voneinander getrennte Repositories angewiesen zu sein, konnten Mitarbeiter genehmigte Dokumente über ein zentrales Dokumentenmanagementsystem finden, das speziell für kontrollierte Inhalte entwickelt worden war – wodurch die Versionsunsicherheit, die die vorherige Umgebung geprägt hatte, beseitigt wurde.
2
Stärkung der Versionskontrolle durch Haupt- und Nebenversionierung
Die Versionskontrolle erwies sich als die wichtigste operative Anforderung für das Qualitätsteam. Die Implementierung etablierte ein Revisionsframework, das zwischen größeren Aktualisierungen und kleineren Änderungen unterschied und es den Teams ermöglichte, nicht nur zu erkennen, dass sich ein Dokument geändert hatte, sondern auch, wie umfangreich die Änderung war.
„Größere und kleinere Überarbeitungen waren für sie wirklich entscheidend… statt Version zwei bis drei konnte eine kleinere Überarbeitung Version 2.1 sein.“
Kayla Marcum – Senior Customer Success Manager, Benchmark Gensuite
3
Dokumente durch Sammlungen und zugriffsberechtigungsbasierte Zugriffskontrolle organisieren
Carlisle ordnete Dokumente in Sammlungen, die auf Geschäftsfunktionen und Zugriffsanforderungen abgestimmt waren. Berechtigungssteuerung ermöglichte es dem Unternehmen, festzulegen, wer bestimmte Dokumente einsehen, verwalten oder aktualisieren durfte – so entstand ein Governance-Modell, das sowohl die Dokumentenorganisation als auch die Zugriffsverantwortung verbesserte. Mit der Weiterentwicklung dieser Struktur begannen auch die EHS- und Sicherheitsteams, das System zu nutzen. Dies demonstrierte, wie eine qualitätsorientierte Dokumentenmanagement-Initiative eine Governance-Grundlage schaffen kann, die auch von anderen Abteilungen übernommen werden kann.
4
Verknüpfung von kontrollierten Dokumenten mit operativen Arbeitsabläufen
Doc Manager ist in die Benchmark Gensuite-Plattform integriert und ermöglicht es Benutzern, kontrollierte Dokumente direkt in operative Prozesse – wie Audits, Inspektionen, Vorfallmanagement und Korrekturmaßnahmen – einzubinden. Dabei werden Live-Dokumentreferenzen verwendet, die auch bei einer Umstrukturierung der Dokumente im Repository erhalten bleiben. So wird eine zentrale, kontrollierte Dokumentenquelle innerhalb der Arbeitsabläufe gewährleistet, wo die Mitarbeiter die Dokumente tatsächlich benötigen.
„Immer wenn Sie den Abschnitt „Anhang hinzufügen“ sehen, wird Ihnen die Funktion „Aus Dokumentenmanager anhängen“ angezeigt.“
Laura Fiume – Associate VP, Strategic Solutions & Growth, Benchmark Gensuite
Die Implementierung ermöglichte es Carlisle außerdem, Ask Genny AI, die KI-gestützte Such- und Zusammenfassungsfunktion von Benchmark Gensuite innerhalb des Dokumentenmanagers, zu nutzen. Benutzer können die Dokumentenbibliothek anhand von Schlüsselwörtern durchsuchen, relevante kontrollierte Dokumente identifizieren und KI-generierte Zusammenfassungen überprüfen, bevor sie Dateien öffnen oder herunterladen. So finden Mitarbeiter genehmigte Inhalte schnell, ohne die geschützte Dokumentenumgebung verlassen zu müssen.
Nachhaltige Akzeptanz, stärkere Steuerung und eine Grundlage für unternehmensweite Dokumentenkontrolle
Innerhalb des ersten Jahres nach der Einführung führte das Qualitätsteam von Carlisle über 65 Dokumentenprüfungen durch, unterstützte mehr als 1,300 Dokumenten-Uploads mit neuen und überarbeiteten Inhalten und generierte über 2,700 Downloads aus dem Dokumentenmanagementsystem. Diese Zahlen belegen, dass die Mitarbeiter das Dokumentenmanagementsystem aktiv nutzen – und nicht nur theoretisch existieren, in der Praxis aber keine Rolle spielen.
Die operativen Ergebnisse gingen über die reinen Akzeptanzkennzahlen hinaus. Die von Carlisle im Rahmen dieser Implementierung geschaffene Governance-Grundlage befasste sich mit den zentralen Herausforderungen, die das Unternehmen in das Projekt eingebracht hatte.
Mehr als 65 Dokumentenprüfungen wurden innerhalb von 12 Monaten nach der Einführung abgeschlossen.
In über 6 Monaten wurden mehr als 1,300 Dokumente als neue oder überarbeitete Inhalte hochgeladen.
Über 2,700 Dokumenten-Downloads aus dem verwalteten Repository
Zentralisierte, kontrollierte Dokumente an über 30 Standorten
Management von größeren und kleineren Revisionen im Einklang mit den Erwartungen an eine gute Unternehmensführung
EHS- und Sicherheitsteams nutzen die Dokumentenmanagementplattform aktiv.
Reibungsarmer Rollout durch maßgeschneiderte Konfiguration und iterative Optimierung
Kontrollierte Dokumente, die über Live-Dokumentenmanager-Referenzen mit operativen Arbeitsabläufen verbunden sind.
Wie Carlisle seine Dokumentenkontrollumgebung weiterentwickelt hat
| VOR | AFTER |
|---|---|
| Dokumente verteilt über SharePoint, Nachhaltigkeitsdatenbanken und mehrere funktionale Systeme | Kontrollierte Dokumente werden in einem zentralen Dokumentenmanagementsystem verwaltet, auf das von über 30 Standorten aus zugegriffen werden kann. |
| Es gibt keine einheitliche Methode, um festzustellen, ob die Teams die aktuell genehmigte Revision verwenden. | Versionsverlauf und Revisionsstatus sind innerhalb eines einzigen verwalteten Systems sichtbar. |
| Es wird nicht zwischen größeren Verfahrensänderungen und kleineren Dokumentenaktualisierungen unterschieden. | Management von größeren und kleineren Revisionen gemäß den Anforderungen der Qualitätsgovernance |
| Uneinheitliche Zugriffskontrollen und variable Dokumentenbesitzpraktiken | Berechtigungsbasierte Governance mit kontrolliertem Zugriff auf Sammlungsebene |
| Dokumente sind inkonsistent über voneinander getrennte Repositories und Funktionen organisiert. | Eine auf Geschäftsfunktionen und Governance-Anforderungen abgestimmte, sammlungsbasierte Struktur |
| Kontrollierte Dokumente, die nicht mit den operativen Arbeitsabläufen verknüpft sind | Live Doc Manager-Referenzen sind in Audits, Inspektionen, Korrekturmaßnahmen und Vorfallmanagement eingebettet. |
| Dokumentenmanagement beschränkt sich auf die Qualitätsfunktion | Die EHS- und Sicherheitsteams nutzen die Plattform aktiv, während die Governance-Grundlage ausgebaut wird. |
Kundenergebnis
„Durch all diese Änderungen wurde eine sehr reibungslose Einführung für sie ermöglicht.“
Kayla Marcum – Senior Customer Success Manager, Benchmark Gensuite
Was Qualitäts- und Betriebsleiter aus Carlisles Erfahrung mitnehmen können
Die Implementierung des Dokumentenmanagementsystems bei Carlisle liefert mehrere operative Erkenntnisse, die für jede Organisation relevant sind, die den Reifegrad ihrer Dokumenten-Governance bewertet.
Dokumentenmanagementsysteme entwickeln sich zur Infrastruktur für die Unternehmensführung
Carlisles Erfahrung spiegelt einen umfassenderen operativen Wandel wider, der sich in den Bereichen Qualität, Umwelt-, Gesundheits- und Arbeitsschutz (EHS) sowie Nachhaltigkeitsprogramme in der Fertigungsindustrie und in prozessintensiven Branchen vollzieht. Organisationen, die kontrollierte Dokumente anfänglich über SharePoint, gemeinsame Laufwerke oder funktionsspezifische Repositories verwalteten, stellen zunehmend fest, dass Dokumentenspeicherung und Dokumentenmanagement grundverschiedene Disziplinen sind – und dass die Kluft zwischen ihnen ein reales operatives Risiko darstellt.
Mit der Weiterentwicklung regulatorischer Anforderungen und der Verschärfung der Auditprüfungen werden Qualitätsmanagementsysteme, EHS-Programme und betriebliche Compliance-Funktionen höheren Standards hinsichtlich Dokumentenrückverfolgbarkeit, Versionsverwaltung und Zugriffskontrolle unterworfen. Ein speziell für diese Anforderungen entwickeltes Dokumentenmanagementsystem bietet Funktionen, die generische Dateispeicherplattformen nicht bieten können:
Der Maßstab für ein Dokumentenmanagementsystem ist nicht die Anzahl der gespeicherten Dokumente, sondern das Vertrauen, das die Organisation in diese Dokumente setzt, und die operative Konsistenz, die Auditbereitschaft und die Reife der Unternehmensführung, die dieses Vertrauen ermöglicht.
ORGANISATION
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